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Procesadores de texto

En este tema se explica qué son los procesadores de texto, su tipología y las funciones más comunes de Microsoft Word: elementos de pantalla, fuentes, diseño de página, marcadores, referencias cruzadas, etc. Además, se explica cómo trabajar con Onedrive.

Metadatos y su función

Definición.

Tanto la versión actual de Microsoft Word (incluida en el Office 365) como las versiones anteriores ofrecen la posibilidad de añadir, editar o borrar información detallada sobre el documento que se está creando o editando, que lo describe o lo identifica. Microsoft Word denomina a esa información Propiedades del documento, que no son otra cosa que los metadatos del mismo.

Los metadatos que se pueden incluir en un documento de Word son el título, el nombre del autor, el asunto o las palabras clave que identifican el tema o el contenido del documento, así como fechas, número de palabras, tamaño en bytes o número de páginas

 

Función.

Si se incluyen los metadatos o propiedades en los documentos de Word que tengamos almacenados en nuestro ordenador, más adelante podremos organizarlos e identificarlos con facilidad. Además, podremos hacer búsquedas de documentos en función de sus propiedades o insertarlas en los documentos.

Esta función resulta especialmente útil ya que si guardamos como PDF un documento en Word y lo subimos a un repositorio o sitio web, la completa y correcta inclusión de los metadatos en el documento permitirá su recuperación por los motores de búsqueda.

 

Existen varios tipos de propiedades o metadatos de documentos de Word. En nuestro día a día, con la edición y creación de documentos Word, las propiedades más relevantes son estas:

  • Propiedades estándar: Por defecto, los documentos de Office están asociados a un conjunto de propiedades o metadatos estándar, como el autor, el título y el asunto. Se pueden especificar valores de texto propios para estas propiedades o metadatos con el objeto de facilitar la organización e identificación de los documentos. Por ejemplo, en Word se puede usar la propiedad Keywords (también denominada Etiquetas) para agregar la palabra clave "clientes" a los archivos o documentos sobre "ventas"; después, se podrán buscar todos los archivos de "ventas" con esa palabra clave.

  • Propiedades de actualización automática: Estas propiedades o metadatos incluyen tanto las propiedades del sistema de archivos (el tamaño del archivo o las fechas en las que se creó un archivo o se modificó por última vez) como las estadísticas que los programas de Office mantienen (el número de palabras o caracteres de un documento). También es posible utilizar estas propiedades para identificar o buscar documentos; por ejemplo, se pueden buscar todos los archivos producidos después del 3 de agosto de 2005 o todos los archivos que se modificaron ayer por última vez. Estas propiedades de actualización automática no se pueden especificar ni modificar. 

  • Propiedades avanzadas: Word permite definir propiedades o metadatos personalizados adicionales para los documentos. Se puede asignar un texto o comentario, una hora o un valor numérico a las propiedades personalizadas y también se les puede asignar los valores  o no. Hay posibilidad de elegir entre una lista de nombres sugeridos o definir los nuestros propios. 

 

Ver y cambiar las propiedades o metadatos de un documento.

Se pueden visualizar, añadir, cambiar o borrar fácilmente los metadatos o propiedades de un documento de Word. Para ello, hay que seguir estos pasos:

  1. Hacer clic en la pestaña Archivo.

  2. Hacer clic en Información para ver las propiedades o metadatos del documento; por defecto, es el panel de opciones que se activa al pinchar en Archivo. Aquí se visualizan tanto las propiedades estándar como las propiedades de actualización automática.

  3. Para agregar, borrar o cambiar los metadatos, hay que mover el puntero del ratón sobre el metadato que se desea añadir, actualizar o borrar y se añade la información nueva, se borra o se modifica la existente.

  4. Por último, hay que hacer clic de nuevo en la pestaña Archivo para volver al documento. Los cambios realizados se guardarán automáticamente.

    Propiedades o Metadatos de un documento de Word
    Propiedades o metadatos de un documento de Word (Hacer clic en la imagen para ampliarla)

  5. Pasos opcionales:

    5.1. Para ver más propiedades o metadatos estándar, hacer clic en el vínculo Mostrar todas las propiedades de la parte inferior izquierda de la página.

Opción de visualización de todos los metadatos en un documento de Word        Acceso a la edición del resto de metadatos no modifacados o editados de un documento de Word, en la vista general de propiedades o metadatos de un documento.
Visualización de todos los metadatos en un documento de Word
(Hacer clic en las imágenes para ampliarlas)

5.2. Para acceder o definir propiedades o metadatos personalizados, hay que acceder al menú de Propiedades avanzadas. Este menú permite agregar o editar todas las propiedades a la vez, además de ver las estadísticas y la información del documento. A este menú se accede desde la parte superior de la sección de Información del documento de Word, pulsando en la opción Propiedades y, a continuación, Propiedades avanzadas.

Abrir las Propiedades avanzadas de Word
 

5.3. En la pestaña Resumen (sale por defecto) se pueden agregar o editar los metadatos de Título, Asunto, Autor, Administrador, Compañía, Categoría, Palabras clave (o Etiquetas, en la vista general del panel de Información) y Comentarios. Podemos acceder a más metadatos o propiedades en las pestañas de Estadísticas, Contenido o General.

Panel de propiedades avanzadas. 
Panel de propiedades avanzadas.  (Hacer clic en la imagen para ampliarla)
 

5.4. Para añadir o editar los metadatos propiedades personalizadas hay que pinchar con el ratón en la pestaña Personalizar.

Panel de propiedades avanzadas. Panel de personalización de metadatos.
Panel de propiedades avanzadas. Pestaña de personalización de metadatos.
(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

 

Nota: Para saber más sobre los metadatos o propiedades de Word, se pueden leer los siguientes artículos de ayuda:

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