Los índices y tablas de contenido y de ilustraciones son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún punto importante del documento. Del mismo modo, si tenemos muchas ilustraciones, podemos generar una tabla de ilustraciones a partir de los títulos o descripciones al pie de las mismas.
Word denomina índice a lo que nosotros normalmente llamamos índice alfabético o glosario; es decir, una lista de palabras ordenadas alfabéticamente y el número de página donde se encuentra cada palabra. El índice se suele colocar al final del documento para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla.
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Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento; contiene los títulos de los puntos y los subpuntos que lo forman. Puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo (muy recomendable) a los puntos contenidos en la tabla. Suele ir al principio del documento ya que es lo primero que miramos cuando queremos saber qué temas tratará el documento.
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Una tabla de ilustraciones es una herramienta muy útil que nos servirá para localizar todas las ilustraciones de nuestro documento sobre todo si hemos incluido un número significativo de ellas. Al igual que la tabla de contenidos, la tabla de ilustraciones también sirve para establecer un enlace a una ilustración y puede incluir o no el número de página dónde está ubicada.
La tabla de ilustraciones puede ir al principio del documento, tras el índice alfabético (glosario) o detrás de la tabla de contenido.
El proceso para generar una tabla de ilustraciones es sencillo:
1. Señalar la ilustración y pinchar sobre ella con el botón derecho del ratón para que se muestre el menú de opciones de la imagen y, luego, pulsar en Insertar título. Otra opción de hacerlo es señalar la ilustración, marcarla con el botón izquierdo del ratón y luego, en el menú de Referencias, pulsar en Insertar título.
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Tabla de ilustraciones: inserción del título. (Haz clic en la imagen para ampliarla)
2. Seguidamente se inserta un título que puede venir precedido de un Rótulo y puede colocarse en una Posición que quede debajo o por encima de la ilustración.
3. A continuación, solo faltaría pulsar "aceptar" a no ser que se prefiera configurar otras opciones (Numeración, Autotítulo,...). Este paso hay que repetirlo para cada ilustración.
4. Por último, hay que posicionarse en el lugar donde se desee generar la tabla de ilustraciones.
5. Ir al menú de Referencias y pulsar en Insertar tabla de ilustraciones. Antes de pulsar "aceptar" para insertar la tabla, se mostrará una ventana de configuración.
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Tabla de ilustraciones: generación de la tabla de una parte del texto elegida por nuestra parte.
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