Guías BibUpo: Gestión de datos de investigación: Organización de archivos, Nomenclatura y Control de versiones

Organización y Nomenclatura de archivos

¿Cómo estructurar el sistema de carpetas y archivos ?

Se debe planificar cuidadosamente cuál es la mejor manera de estructurar y jerarquizar las carpetas para facilitar la localización de los ficheros y sus versiones. La necesidad de mantener una estructura ordenada es todavía mayor cuando se trabaja en colaboración.

Tips:

Los ficheros y carpetas deben denotarse y organizarse de manera sistemática
Recomendable un máximo de tres niveles de carpetas
Conveniente separar los trabajos finalizados de los en curso,
No es necesario guardar todos los ficheros. Evaluar regularmente y depurar los sobrantes,
No incluir nombre de investigadores

En el ejemplo:

En un primer nivel, se separan los archivos de datos y los de documentación.
En un segundo nivel se organizan por tipo de datos (texto, imágenes, sonido...), actividades de investigación (entrevistas, encuestas,...) y tipo de documentación (publicaciones, metodología,...).

Imagen tomada de la web del UK Data Service

¿Qué elementos puedes tener en cuenta para nombrar los ficheros adecuadamente?

Número de versión
Fecha de creación
Nombre del creador
Descripción del contenido
Nombre del equipo de investigación / departamento asociado con los datos
Fecha de publicación
Numero del proyecto

Ejemplo 1:

Ejemplo: Mala práctica vs buena práctica

Toma nota...

Reglas para nombrar los ficheros:

Nombres cortos y relevantes (25 caracteres aprox.)
No utilizar caracteres especiales
Usa underscores en lugar de full stops, o espacios. Si incluyes fechas, debes darle el formato adecuado a la fecha.
Si quieres incluir el número del proyecto, No limites tu proyecto a dos dígitos. Ejemplo: [2015010 _ Ejemplo_01]. SI tienes 20 proyectos: [2015010 _ Ejemplo_20].
No utilices nombres genéricos. Pudiera entrar en conflicto cuando muevas el fichero de una localización a otra.
Sincroniza ficheros si trabajas con más de una computadora.
Debes ser consistente: Escoge una norma de nomenclatura y cíñete a ella. Ejemplo: Fecha y tiempo: YYYYMMDD 20150907.

¿Cómo versionar tus ficheros de manera correcta ?

Puedes seguir las siguientes pautas:

Use números ordinales, como por ejemplo: 1,2 y 3 para la cambios de versión mayores y decimales para cambios menores. Ejemplo: versión 1.1; versión 1.2; versión 2.1, versión 4.1, etc.
Evita el uso de etiquetas confusas como revisión, final, final 2 o "copia definitiva".
Debes registrar los cambios en la data, no importa cuán pequeños o "insignificantes" sean en ese momento.
Usa autobackup para esto, en lugar de guardar y archivar múltiples versiones.
Puedes borrar o descartar versiones antiguas de tu data. Pero, asegúrate siempre de mantener la copia original.
Usar una única ubicación para el almacenamiento de los archivos que constituyen archivos maestros

Ejemplo: