Guías BibUpo: Gestión de datos de investigación: Organización de archivos y control de versiones

Organización y Nomenclatura de archivos

Organización de las carpetas
Control de versiones y formatos

¿Cómo estructurar el sistema de carpetas y archivos?

Se debe planificar cuidadosamente cuál es la mejor manera de estructurar y jerarquizar las carpetas para facilitar la localización de los ficheros y sus versiones. La necesidad de mantener una estructura ordenada es todavía mayor cuando se trabaja en colaboración.

Tips:

Los ficheros y carpetas deben denotarse y organizarse de manera sistemática.
Recomendable un máximo de tres niveles de carpetas.
Conveniente separar los trabajos finalizados de los en curso.
No es necesario guardar todos los ficheros. Evaluar regularmente y depurar los sobrantes.
No incluir nombre del personal investigador.

En el ejemplo:

En un primer nivel, se separan los archivos de datos y los de documentación.
En un segundo nivel se organizan por tipo de datos (texto, imágenes, sonido...), actividades de investigación (entrevistas, encuestas,...) y tipo de documentación (publicaciones, metodología,...).

Imagen tomada de la web del UK Data Service

Los eventos individuales deben ser estructurados en ficheros individuales

•Ex: Una entrevista, una imagen, o un audio recording

Luego estos ficheros se organizan en carpetas similares, mira este ejemplo:

¿Cómo versionar tus ficheros de manera correcta?

Puedes seguir las siguientes pautas:

Use números ordinales, como por ejemplo: 1, 2 y 3 para los cambios de versión mayores y decimales para cambios menores. Ejemplo: versión 1.1, versión 1.2, versión 2.1, versión 4.1, etc. Las versiones podrían establecerse de la siguiente manera:

V1: Fase de recopilación de datos (Raw data; Ej: Datoencuesta_RAW_v1)

V2: Fase de procesamiento (Ej: anonimizar datos que contengan datos personales; Ej: Datoencuesta_Procesados_v1)

V3: Fase de limpieza de datos (datos procesados que han sido corregidos, enriquecidos y analizados; Ej: Datoencuesta_Limpios_v1)

Evita el uso de etiquetas confusas como: revisión, final, final 2 o "copia definitiva".
Debes registrar los cambios en los datos, no importa cuán pequeños o "insignificantes" sean en ese momento.
Usa autobackup para esto, en lugar de guardar y archivar múltiples versiones.
Puedes borrar o descartar versiones antiguas de tus datos. Pero, asegúrate siempre de mantener la copia original.
Usar una única ubicación para el almacenamiento de los archivos que constituyen archivos maestros.

Ejemplo: