Planificación y gestión del tiempo

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La gestión eficaz del estudio permite obtener buenos resultados y evita los temidos momentos de agobio. Agobiarse no es necesariamente malo, siempre y cuando se cuente con tiempo suficiente para reaccionar, por ejemplo, a principios de semestre. El problema surge cuando nos cercioramos de que es demasiado tarde y ya no hay tiempo para reaccionar.

El método que aquí vamos a resumir está accesible en: 

Marchena, E., Hervías, F., Galo, C., & Rapp, C. (2009). Organiza tu tiempo de forma eficaz. Departamento de Psicología. Universidad de Cádiz. https://sap.uca.es/wp-content/uploads/2017/03/Gu%C3%ADa-de-organizaci%C3%B3n-del-tiempo.pdf?u

Este método está pensado como una guía de ayuda para saber cómo los estudiantes universitarios gastamos nuestro tiempo y cómo mejorar la gestión de este de cara a optimizar el trabajo en pocas horas de estudio. Sugiere realizar una serie de pasos o actividades a través de las cuales cada persona puede analizar su situación actual y proponer cambios para mejorar sus habilidades en la organización del tiempo. Las actividades están planteadas de manera que la información que se vaya recogiendo en un ejercicio ayudará a realizar el siguiente; por lo que hay que completar todos ellos. 

Las actividades siguen este orden:

• ¿Cómo organizo mi tiempo?
  Se presenta una plantilla con treinta preguntas relacionadas con la organización del tiempo. Hay que responder con la opción que más identifique nuestra forma de actuar en el momento actual, dando una puntuación del 0 al 3 (0: No me ocurre, 1: A veces me ocurre, 2: Habitualmente me ocurre y 3: Sí me ocurre) para luego hacer una suma y obtener un valor numérico.

La puntuación obtenida puede ser el resultado de aplicar este método por primera vez o en el momento actual (puntuación A) o puede ser el obtenido una vez aplicado este método durante dos o tres meses (puntuación B).

La necesidad de mejorar en la planificación y gestión del tiempo será tanto mayor cuanto menor sea la puntuación que has obtenido en A. La interpretación de la puntuación es la siguiente:
   •   < 30 puntos: hay muchos e importantes aspectos que mejorar.
   •   30 - 60 puntos: hay algunos aspectos que mejorar.
   •   > 60 puntos: muestra una administración del tiempo bastante adecuada.
   •   ≈ 90 puntos: son características de las personas que no solo han tomado conciencia de la importancia de gestionar su tiempo de un modo eficaz, sino que además lo llevan a la práctica de forma sistemática.

Después de poner en marcha el plan de gestión del tiempo durante al menos dos o tres meses se puede hacer el cuestionario de nuevo y si la puntuación total B es mayor que la que se obtuviese en A, el plan de entrenamiento ha resultado eficaz.

Por último, si la puntación está entre 0 y 60 puntos (organización no adecuada) se sugiere que se escriban tres formas características en las que se malgasta el tiempo.

• ¿Cómo gasto actualmente mi tiempo?
  Una vez realizada la actividad anterior para saber en qué se gasta el tiempo, se propone la creación de un diario de actividades, tareas, tiempo de ocio, etc., mediante un registro de 24 horas, de lunes a domingo. La información de este registro la podemos utilizar para estimar cómo se distribuye actualmente nuestro tiempo y cómo sería nuestra distribución ideal:

• Puntos fuertes y puntos débiles.
  Los ejercicios anteriores nos ayudarán a completar este. Tenemos que responder dos cuestiones:
     a) Identificación de tres puntos fuertes en nuestra administración del tiempo.
     b) Identificación de nuestras dificultades en la administración del tiempo y las estrategias que nos planteamos para resolverlas.

• El tiempo y yo. Mis necesidades.
  Este ejercicio nos ayudará a plasmar nuestras necesidades personales de tiempo. Hay que contestar cuatro preguntas:
     •   ¿A qué quieres o necesitas dar tiempo en tu vida en este momento?
     •   ¿Qué es lo que más te sorprende de lo que has escrito?
     •   ¿Has escrito algo para lo que ya no encuentras tiempo?
     •   ¿Hay algo a lo que actualmente dediques tiempo y no esté reflejado?
  Tras las repuestas a estas preguntas pasaremos al establecimiento de metas a corto y a largo plazo, que puede ser algo motivador que ayuda a centrar las ideas. 

• Registro de asignaturas.
  A continuación, tenemos que llevar un registro de asignaturas por semestre (o cuatrimestre) con ayuda de una tabla. Ese registro se crea con el objetivo de obtener un tiempo estimado de dedicación al estudio de cada asignatura en función de estos factores:
     •  Número de horas que pensamos emplear semanalmente a estudiar durante cada semestre (cuatrimestre).
    • Puntuación relativa, del 1 al 10, que asignamos a cada asignatura basándonos en cuatro variables: Importancia objetiva, Dificultad subjetiva, Extensión y Examen.
  Para obtener el tiempo de estudio por asignatura se aplica esta fórmula con la suma de las puntuaciones de las filas y columnas de cada asignatura:
  TIEMPO DE ESTUDIO POR ASIGNATURA = (Tiempo total / Puntuación total) x Puntuación Asignatura

• Plan cuatrimestral. Horario personal.
  El siguiente paso de este método es crear un horario personal que nos ayude a cumplir las metas propuestas en nuestros objetivos. Antes de hacerlo hay que contestar a una serie de preguntas:
     • ¿Cuándo estudio mejor?
     • ¿En qué momento del día?
     • ¿Dónde estudio mejor?
     • ¿Necesito un día o una semana sin estudiar?
     • ¿Puedo programar tiempo de estudio entre las nueve de la mañana y las seis de la tarde?
     • ¿Cuánto tiempo dedico al estudio?
  
  Las respuestas nos servirán para planificar: 
     • Plan semestral/cuatrimestral.
     • Fechas límite para la entrega de trabajos, exámenes, etc.
     • Nuestras propias fechas límite.
     • Listado diario de cosas por hacer, identificando prioridades.
   

  El resultado de los tres últimos ejercicios realizados nos servirá para, a continuación, identificar las prioridades para el semestre/cuatrimestre. En los espacios correspondientes de la siguiente tabla se escriben las horas de "estudio por asignatura", respetando los horarios de clase, tutorías, seminarios, cursos, prácticas, tiempo de ocio, de sueño, etc. Mantener esta planificación a la vista ayuda a que nosotros/as mismos/as lo sigamos y a que otras personas lo conozcan y lo respeten.

• Acontecimientos y fechas límites.
  En este paso se puede disponer de una tabla que ayudará a gestionar nuestro tiempo para los trabajos, ejercicios o prácticas que nos manda cada docente en su asignatura. Según el número de trabajos que se tengan que llevar a cabo, se puede hacer un registro general o fichas específicas de cada asignatura.

Con esta tabla ponemos a prueba durante una semana el horario personal que hemos creado; después revisamos qué se ha hecho bien, qué no está tan bien y cuáles son los cambios que se necesita hacer.

El horario personal puede ayudarte a:
  •  Reconocer qué has alcanzado.
  •  Ahorrar energía y evitar el pánico.
  •  Ser decidido/a y realista.
  •  Conocer fechas límite y mantener el nivel de trabajo.
  •  Tener tiempo efectivo de estudio y relajación.
  •  Conseguir un empuje, cuidarte a ti mismo/a y seguir adelante.

• Registro de horas de estudio.

En este punto hay que anotar en la tabla correspondiente el número de horas que se dedica al estudio diario; al hacerlo sabremos si estamos cumpliendo los objetivos que nos marcamos en la tabla Registro de asignaturas. Cada hora se puede dividir en cuatro partes de quince minutos de estudio cada una.