Planificación y gestión del tiempo

Imagen de: Infotecarios.

La gestión eficaz del estudio permite obtener buenos resultados y evita los temidos momentos de agobio. Agobiarse no es necesariamente malo, siempre y cuando se cuente con tiempo suficiente para reaccionar, por ejemplo, a principios de semestre. El problema surge cuando nos cercioramos de que es demasiado tarde y ya no hay tiempo para reaccionar.

El método que aquí vamos a resumir, está accesible en: 

Marchena, E., Hervías, F., Galo, C., & Rapp, C. (2009). Organiza tu tiempo de forma eficaz. Departamento de Psicología. Universidad de Cádiz. https://sap.uca.es/wp-content/uploads/2017/03/Gu%C3%ADa-de-organizaci%C3%B3n-del-tiempo.pdf?u

Este método está pensado como una guía de ayuda para saber cómo gastamos, como estudiantes universitarios, nuestro tiempo y cómo mejorar la gestión del mismo, de cara a optimizar el trabajo en pocas horas de estudio. Sugiere la realización de una serie de pasos o actividades, a través de las cuales se puede analizar la situación actual de cada alumno y se pueden proponer cambios para mejorar tus habilidades en la organización del tiempo. Las actividades están planteadas de manera que la información que se vaya recogiendo en un ejercicio, ayudará a realizar el siguiente; por lo que, hay que completar todos ellos. 

Las actividades siguen este orden:

• ¿Cómo organizo mi tiempo?:
  Se presenta una plantilla con 30 de preguntas relacionadas con la organización del tiempo. Hay que responder con la opción que más identifique nuestra forma de actuar en el momento actual, dando una puntuación del 0 al 4 (0: No me ocurre, 1: A veces me ocurre, 2: Habitualmente me ocurre y 3: Sí me ocurre), para luego hacer una suma y obtener un valor numérico.

La puntuación obtenida puede ser resultado de aplicar por primera vez este método o aplicarlo en el momento actual (puntuación A) o puede ser la obtenida una vez aplicado este método durante 2 o 3 meses (puntuación B). 

La necesidad de mejorar en la planificación y gestión del tiempo será tanto mayor cuanto menor sea la puntuación que has obtenido en A. La interpretación de la puntuación es la siguiente:
   •   < 30 puntos: hay muchos e importantes aspectos que mejorar.
   •   30 - 60 puntos: hay algunos aspectos que mejorar.
   •   > 60 puntos: muestra una administración del tiempo bastante adecuada.
   •   ≈ 90 puntos: son características de las personas que no solo han tomado conciencia de la importancia de gestionar su tiempo de un modo eficaz, sino que además lo llevan a la práctica de forma sistemática.

Después de poner en marcha el plan de gestión del tiempo durante al menos 2 o 3 meses, se puede hacer el cuestionario de nuevo y si la puntuación total B es mayor que la que se obtuviese en A, el plan de entrenamiento ha resultado eficaz.

Por último, si la puntación está entre 0 y 60 puntos (organización no adecuada); se sugiere que se escriba tres formas características en las que se malgasta el tiempo:

• ¿Cómo gasto actualmente mi tiempo?:
  Una vez realizada la actividad anterior para saber en qué se gasta el tiempo, se propone la creación de un diario de actividades, tareas, tiempo de ocio, etc., mediante un registro de 24 horas y de lunes a domingo. La información de este registro la podemos utilizar para estimar cómo se distribuye actualmente nuestro tiempo y cómo sería nuestra distribución ideal:

• Puntos fuertes y puntos débiles:
  Los tres primeros ejercicios nos ayudarán a completar este. Tenemos que responder dos cuestiones:
     a) Identificación de 3 puntos fuertes en nuestra administración del tiempo.
     b) Identificación de nuestras dificultades en la administración del tiempo y las estrategias que nos planteamos para resolverlas.

• El tiempo y yo. Mis necesidades:
  Este ejercicio nos ayudará a plasmar nuestras necesidades personales de tiempo. Hay que contestar a 4 preguntas:
     •   ¿A qué quieres o necesitas dar tiempo en tu vida en este momento?
     •   ¿Qué es lo que más te sorprende de lo que has escrito?
     •   ¿Has escrito algo para lo que ya no encuentras tiempo?
     •   ¿Hay algo a lo que actualmente dediques tiempo y no esté reflejado?
  Tras las repuestas a estas preguntas, pasaremos al establecimiento de metas a corto y a largo plazo, que puede ser algo motivador que ayuda a centrar las ideas. 

• Registro de asignaturas:
  A continuación, tenemos que llevar un registro de asignaturas por semestre (o cuatrimestre) con ayuda de una tabla. En ese registro se crea con el objetivo de obtener un tiempo estimado de dedicación al estudio asignatura en función de estos factores:
     • Número de horas que pensamos emplear semanalmente a estudiar durante el primer y segundo semestre.
     • Puntuación relativa, del 1 al 10, que asignamos a cada asignatura basándonos en 4 variables: Importancia objetiva, Dificultad subjetiva, Extensión y Examen.
  Con la suma de las puntuaciones de las filas y columnas de cada asignatura en la tabla, se aplica esta fórmula para obtener el tiempo de estudio por asignatura:
  
  TIEMPO DE ESTUDIO POR ASIGNATURA = (Tiempo total / Puntuación total) x Puntuación Asignatura
   

• Plan cuatrimestral. Horario personal:
  El siguiente paso de este método es crear un horario personal que puede ayudarnos a cumplir las metas propuestas en nuestros objetivos. Antes de hacerlo, hay que contestar a esta serie de preguntas:
     • ¿Cuándo estudio mejor?
     • ¿En qué momento del día?
     • ¿Dónde estudio mejor?
     • ¿Necesitas un día o semana sin estudiar?
     • ¿Puedo programar tiempo de estudio entre las 9 de la mañana y las 6 de la tarde?
     • ¿Cuánto tiempo dedico al estudio?
  
  Las respuestas nos servirán para planear: 
     • Plan cuatrimestral.
     • Fechas límites para la entrega de trabajos, exámenes, etc.
     • Proponernos nuestras propias fechas límites.
     • Listado diario de cosas por hacer, identificando prioridades.
   

  A continuación, con ayuda de los ejercicios 4, 5 y 6 se identifican las prioridades para el cuatrimestre. Se escriben en los espacios correspondientes en la siguiente tabla, las horas de ESTUDIO POR ASIGNATURA, respetando los horarios de clase, tutorías, seminarios, cursos, prácticas, tiempo de ocio, de sueño, etc. MANTENERLO A LA VISTA ayuda a que nosotros mismos lo seguimos y a que los demás lo conozcan y lo respeten.

• Acontecimientos y fechas límite:
  En este paso, se puede disponer de una tabla que ayudará a gestionar nuestro tiempo para los trabajos, ejercicios o prácticas que nos manda el profesor de cada asignatura. Se puede hacer un registro general, o bien realizar fichas específicas de cada asignatura, en función de la cantidad de trabajos que se tengan que llevar a cabo:
  
  

En relación con esta tabla, ponemos a prueba el horario personal que hemos creado durante una semana y entonces revisamos qué se ha hecho bien, qué no está tan bien y cuáles son los cambios que se necesita hacer. 

Tu horario personal puede ayudarnos a:
  •  Reconocer qué es lo que has alcanzado.
  •  Ahorrar energía y evitar el pánico.
  •  Ser decidido/a y realista.
  •  Conocer fechas límite y mantener el nivel de trabajo.
  •  Tener tiempo efectivo de estudio y relajación.
  •  Conseguir un empuje, cuidarte a ti mismo/a y seguir adelante.

• Registro de horas de estudio:
  En este punto hay que anotar, en la tabla de más abajo, el número de horas que se dedica al estudio diario. Así, sabremos si estamos cumpliendo los objetivos que nos marcamos en la tabla del Registro de asignaturas matriculadas. Se puede dividir cada hora en cuatro partes de 15 minutos de estudio: