Planificación y gestión del tiempo

Imagen de Ian Dooley en Unsplash

Hay muchas estrategias para hacer un buen uso del tiempo; lo importante es valorar cuáles de ellas nos resultan más fáciles para comenzar a aplicar, evaluar si ya estamos utilizando algunas e intentar integrar estos consejos atendiendo a nuestras necesidades. Hay que empezar poco a poco; no conseguirlo en los primeros intentos no debe llevarnos a la frustración.

El proceso de mejora de la planificación y gestión del tiempo requiere que lo entendamos como una forma de cuidarnos, de priorizar nuestras  necesidades y nuestro deseo de optimizar el tiempo. Si lo conseguimos seremos más felices y podremos dedicarnos a actividades más divertidas y sin remordimientos por dejar algunas cosas sin hacer. Estos son los consejos (Fundación Atenea, 2019):

1. Priorizar y clasificar. Hay que empezar por priorizar y clasificar nuestros objetivos y tareas en función de su urgencia e importancia, siguiendo alguno de los métodos expuestos con anterioridad en el apartado "Establecimiento de objetivos y prioridades".
2. Organizar la jornada. Si planificamos nuestro día antes de comenzarlo será más difícil que otras personas dicten nuestra agenda. Podemos empezar definiendo y escribiendo las tres tareas más importantes para tener claras las prioridades y luego hay que procurar comenzar el día trabajando sobre estas.
3. Fijar plazos. Resulta muy útil limitar el tiempo de cada tarea. Según la Ley de Parkinson, "una tarea utiliza todo el tiempo definido o todo trabajo se dilata para ocupar el tiempo disponible". Marcarnos límites temporales por tarea hará que sea más fácil ajustarse a ellos, evitando posponer la tarea sin sentido.
4. Concentración. Es bueno concentrarnos al máximo en cada actividad que realizamos, aprovechando el momento al 100% tanto en nuestras obligaciones laborales y familiares, como para nuestro tiempo de ocio y descanso.
5. Controlar, en la medida de lo posible, las interrupciones en el puesto de trabajo. Sin interrupciones, necesitamos menos tiempo para las tareas porque hacen falta unos minutos para concentrarnos. Algunas formas de limitar las interrupciones son, por ejemplo:
   • Mostrarnos cordiales, pero cortar tajantemente; debemos desplegar nuestra asertividad.
   • Comunicar a la persona interlocutora que tenemos que atender otros asuntos a los que damos prioridad siendo firmes en esa decisión.
6. Primero hacer lo leve. Hacer pronto todo lo que se puede hacer en menos de tres minutos; así se dejan resueltas las pequeñas acciones que nos distraen.
7. Primero lo más desagradable. Puede ir a la par con el consejo anterior. Hacer las tareas que menos nos gusten o apetezcan en las primeras horas del día, evitando así que vayamos posponiendo cada día este tipo de trabajo, hasta llegar el momento donde se convertirán en tareas urgentes.
8. Dejar un poco de tiempo para los imprevistos o retrasos. Es recomendable revaluar el tiempo necesario para cada tarea, reservando algo de tiempo entre ellas. Hay que fijar plazos realistas.
9. Escucharnos a sí mismo/a. Hay que atender a nuestros ritmos vitales. No siempre estamos en las mejores condiciones de concentración para trabajar o planificar.
10. Usar nuestra asertividad. Hay que decir “NO” cuando recibamos peticiones que no sean de nuestro interés, nuestra competencia o que nos dificulten alcanzar nuestros objetivos. Se ha de hacer siempre con respeto, pero también poniendo en valor nuestros derechos e intereses.
11. Tomar respiros. Es muy útil realizar pausas para retomar fuerzas y descansar.
12. Ordenar. Cuanto más espacio de trabajo tenemos, más utilizamos. Podemos llegar a acumular muchas cosas y después perdemos tiempo en buscarlas e incluso las perdemos. En el ordenador, en el buzón de correo electrónico, en el armario, etc., tenemos que procurar tener las carpetas, cajas o archivadores bien identificados, desechando o eliminando lo que te resulte inútil.

Por otro lado, hay formas de mitigar o evitar el efecto de los ladrones de tiempo mencionados en el apartado "Factores negativos que consumen tiempo" (WorkMeter, s. f.; Workmeter, 2014):

1. Reuniones eficaces. La eficiencia en las reuniones empieza antes de que den comienzo y termina después de que acaben. No hay que pasar ningún aspecto por alto y sí tener en cuenta estos momentos:  ­
   • Antes de la reunión:
     • ­Definición de los participantes en la reunión, sus roles, los objetivos, temas a tratar y la duración de la misma (preferiblemente no superior a las dos horas y nunca al final de la jornada). ­
     • Preparación de los temas a tratar de forma previa a la reunión. ­
   • Durante la reunión:
     • Puntualidad a la hora de empezar y de terminar. ­
     • Establecimiento de roles; la persona responsable de la reunión será quien otorgue los turnos de palabra y avise cuando las intervenciones se desvíen de la temática a tratar.
     • Respeto por los temas preestablecidos y por los turnos de palabra.
   • Después de la reunión:
     • Registro de todo lo que se exponga en la reunión. Habrá que recogerlo por escrito en un acta que se hará llegar a todos los asistentes al concluir la misma.

Otra manera de ganar en eficiencia es hacer las reuniones online. Las reuniones virtuales suponen un ahorro en desplazamientos, en gastos y disminuye el tiempo que se debe planificar para asistir a una.

1. Controlar el uso del teléfono para llamadas entrantes o salientes. Al denominar ladrón de tiempo al teléfono hacemos referencia a cualquiera de sus versiones ya que todas son igual de peligrosas para nuestra productividad: el móvil, el fijo o el del trabajo. Para evitar que se convierta en fuente de consumo de nuestro tiempo podemos:
   • Promover la concisión y precisión en su uso. Plantearse el objetivo de cada llamada (cuestionarse si es importante y necesario hacerla) o preguntarle abiertamente al emisor de la misma acerca de su objetivo nos ayudará en nuestro progreso.
   • Tener el teléfono apagado o, al menos, en modo silencio y sin vibración cuando se considere necesario. ­
   • Designar un momento del día para hacer todas las llamadas telefónicas que se necesitan. En esa franja horaria elegida, la actividad que llevaremos a cabo será esa.­
   • Poner el teléfono a tu servicio como herramienta que es y no al contrario. Hay que limitar las ataduras.
   • Tener claro que no es necesario responder a cada llamada o a cada mensaje, ni mucho menos en el momento.
      
2. Internet y las redes sociales: en función del contexto en el que las utilicemos o de la naturaleza de nuestro trabajo puede que necesitemos estar conectados a internet y utilizar las redes sociales (por ejemplo, los community managers). Sin embargo, en la esfera personal puede ser una fuente de pérdida de tiempo; para evitar perder mucho tiempo con ellas podemos: 
   • Acotar el acceso a internet a una franja horaria determinada. Durante ese tiempo, nuestra actividad consistirá en tareas en línea hasta que haya que comenzar con la siguiente actividad o con un descanso.
   • Como extra, se puede acceder a nuestras redes sociales en algún descanso del trabajo y durante un máximo de diez minutos. La participación, con moderación, en las mismas puede contribuir al relax, ya que permiten desconectar de las tareas cotidianas de una forma más efectiva. ­
   • Desactivar y/o silenciar las notificaciones automáticas de los programas de mensajería instantánea. Si se necesitan programas de mensajería instantánea para el normal desarrollo de nuestra actividad laboral debemos silenciarlas. Si no nos hacen falta, mejor desactivarlas de nuestro equipo de trabajo.
   • Extrema tus precauciones con sitios o aplicaciones en línea de contenido visual como YouTube,TikTok, Twitch, Instagram, etc.
   • Con nuestras redes sociales:
     • Pensarlo dos veces antes de unirnos a una nueva red social: excepto en casos puntuales que nos puedan reportar algún beneficio, por lo general requieren mucha dedicación que nos quitará tiempo de otras tareas.
     • Reduce el número de redes sociales: no hace falta tener cuenta en todas las redes sociales que existen o estar por estar. ¿Qué nos aportan? ¿Realmente las necesitamos todas? Hay que valorar el tiempo dedicado y lo que nos aportan.
     • Desactivar las notificaciones, avisos de menciones o comentarios: al igual que en el trabajo, en nuestra vida personal nos pueden quitar mucho tiempo, ser causa de múltiples interrupciones y desconcentración.

La forma en que te relacionas con Internet sentará las bases de tu aprovechamiento del tiempo.

4. La procrastinación: posponer, relegar o aplazar la realización de una serie de tareas o enfrentarse a la consecución de un objetivo, dejándolo sin resolver por tiempo indeterminado por la incomodidad, miedo o inseguridad que tiene una persona acerca del mismo (Wikipedia, 2022b) es algo a lo que hay que enfrentarse y superar. Para luchar contra ella podemos poner en práctica mucho de lo ya expuesto en esta guía:
   • Planificar nuestros objetivos y tareas.
   • Proveerse de todos los recursos necesarios para llevar a cabo tus actividades programadas.
   • Hacer listas de tareas.
   • Priorizar lo importante y urgente sobre lo no importante y no urgente.
   • Confiar en nuestras propias capacidades; no nos infravaloremos ni nos menospreciemos (no somos personas inútiles).

Cambiar de hábitos y rutinas, incorporando estrategias de gestión del tiempo, exige constancia y determinación; no es tan fácil como parece y, por eso, en muchas ocasiones puede ser bueno que pidas ayuda a otras personas, mejor aún si son expertas en la materia.