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Las estrategias de gestión del tiempo se asocian normalmente con el establecimiento de objetivos y prioridades (Workmeter, 2014; Tracy, 2017; Sodexo, 2018; Colombo, 2019; Wikipedia, 2021b). Se pone énfasis en:
Los objetivos que se establecen se anotan y pueden dividirse en un proyecto, en un plan de acción o en una lista de tareas. Debe asignarse un grado de importancia y urgencia a cada uno, ponerse fechas límite y asignarse al personal adecuado. Este proceso concluye con la creación un plan de actuación con una lista de tareas, un programa o un calendario de actividades (Wikipedia, 2021b).
Para valorar la importancia de un objetivo o una tarea pueden tenerse en cuenta los beneficios que aporta: inmediatos, a medio o a largo plazo. A veces nos encontramos con tareas que son urgentes y poco importantes que hay que realizar pero que no contribuyen necesariamente a alcanzar un objetivo importante. Mientras un objetivo importante suele ser algo alcanzable a largo plazo, con lo que no hace falta abordarlo en seguida y puede dividirse en tareas no urgentes pero determinantes, que hay que ir haciendo poco a poco para alcanzar dicho objetivo (Wikipedia, 2021b).
Existe diversas técnicas para la asignación del nivel de urgencia e importancia a objetivos y tareas:
Se trata de aplicar una categorización por grupos. Estos grupos se suelen nombrar con las primeras letras del alfabeto: A, B, C y D. Este análisis no debe confundirse con el análisis ABC de gestión de inventarios. Si lo aplicamos a una serie de tareas, sus niveles de urgencia e importancia seguirán estos criterios generales (Tracy, 2017; Triguero Vargas, 2021; Wikipedia, 2021b):
Cada grupo de tareas queda ordenado por prioridad. El análisis ABCD puede incorporar más de 4 grupos. Para mejorar su visualización se pueden aplicar códigos de colores a la urgencia e importancia de las tareas u objetivos clasificados.
El análisis ABCD se combina frecuentemente con el análisis de Pareto
Se basa en el principio de que el 80 % de las tareas pueden completarse en el 20% del tiempo disponible, y el restante 20% de las tareas consumirá el 80% del tiempo. Así, se pueden dividir las tareas en 2 conjuntos y se puede asignar mayor prioridad a las tareas del primer grupo (Wikipedia, 2021b).
La regla del 80-20, también puede aplicarse al aumento de la productividad: suponiendo que el 80% de la productividad puede alcanzarse haciendo solo el 20% de las tareas, el 80% de los resultados puede atribuirse a solo al 20% de las tareas. Si el objetivo de la gestión del tiempo es una mayor productividad, entonces el 20% de las tareas que producen el 80% de los resultados, deberían tener mayor prioridad (Wikipedia, 2021b).
El método Eisenhower se denomina así por siguiente cita de Dwight D. Eisenhower: "Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes". Es un método muy mencionado en la bibliografía sobre la planificación y gestión del tiempo (Wikipedia, 2021b).
En este método las tareas se evalúan con los criterios de importancia y urgencia de esta forma: importante/no importante y urgente/no urgente. Estos criterios se distribuyen en una matriz llamada matriz de Eisenhower (también conocida como tabla de Eisenhower, caja de Eisenhower, diagrama de Eisenhower o matriz de decisión de Eisenhower). Si lo aplicamos a tareas, tenemos (Trenza, 2018; Triguero Vargas, 2021; Wikipedia, 2021b):
Gráficamente, podemos resumirlo de esta forma:
POSEC es el acrónimo de: Priorizar Organizando, Agilizando (Streamlining), Economizando y Contribuyendo. Está basado en la pirámide de Maslow sobre la jerarquía de las necesidades y enfatiza los sentidos inmediatos de seguridad emocional y seguridad monetaria del individuo medio. Sugiere que, si un individuo atiende primero a sus responsabilidades personales, está mejor preparado para ayudar con las responsabilidades colectivas. El método POSEC se explica de la siguiente manera (Sodexo, 2018; Wikipedia, 2021b):