Planificación y gestión del tiempo

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Las estrategias de gestión del tiempo se asocian normalmente con el establecimiento de objetivos y prioridades (Workmeter, 2014; Tracy, 2017;  Sodexo, 2018; Colombo, 2019; Wikipedia, 2021b). Se pone énfasis en:

• Establecimiento de objetivos: hay que marcarse objetivos gravitacionales, o sea, objetivos que atraigan automáticamente las acciones, que planteen un desafío, ponernos a prueba, pero que sean alcanzables​. Además, nos deben servir de guía.
• Establecimiento de la priorización y urgencia: los objetivos, así como las posibles tareas necesarias para alcanzarlos, deben tener un orden de prioridad y estar en equilibrio entre su urgencia y su nivel de importancia.

Los objetivos que se establecen se anotan y pueden dividirse en un proyecto, en un plan de acción o en una lista de tareas. Debe asignarse un grado de importancia y urgencia a cada uno, ponerse fechas límite y asignarse al personal adecuado. Este proceso concluye con la creación de un plan de actuación con una lista de tareas, un programa o un calendario de actividades (Wikipedia, 2021b).

Para valorar la importancia de un objetivo o una tarea pueden tenerse en cuenta los beneficios que aporta de forma inmediata, a medio o a largo plazo. A veces nos encontramos con tareas urgentes poco importantes que hay que realizar, aunque no contribuyan a alcanzar un objetivo importante a corto plazo a pesar de la urgencia de la tarea. Los objetivos importantes suelen ser fijados a largo plazo y, aunque no hace falta abordarlos enseguida, pueden ser divididos en tareas no urgentes pero determinantes que hay que ir haciendo poco a poco para poder alcanzar ese objetivo final que sí es importante.

Para asignar el nivel de urgencia e importancia a tus objetivos y tareas, puedes utilizar varias técnicas. Aquí te presentamos algunas de las más efectivas:

El método ABCDE de Brian Tracy permite determinar la importancia y urgencia de una tarea. Se trata de aplicar una categorización por grupos; dichos grupos se suelen nombrar con las primeras letras del alfabeto: A, B, C, D y E.  Si lo aplicamos a una serie de tareas, sus niveles de urgencia e importancia seguirán estos criterios generales:

• A: tareas que se perciben como urgentes e importantes, no realizarla tendrá consecuencias negativas. Por ejemplo, entregar un trabajo final que representa un porcentaje significativo de tu calificación, estudiar para un examen importante o asistir a una reunión con tu tutor o profesor para discutir tu progreso académico.
• B: tareas que deberías hacer. Por ejemplo, leer artículos o libros recomendados que complementan tus estudios, pero que no son obligatorios, participar en un grupo de estudio o asistir a talleres o seminarios que pueden mejorar tus habilidades académicas o personales.
• C: tareas que sería bueno hacer; p. ej.: asuntos delegables, consulta, documento o petición de información a otra persona que se puede encargar.
• D: tareas para delegar; p. ej.: asuntos que se pueden descartar, eliminar o posponer como el correo basura, asistencia a un congreso o seminario en unos meses, etc.
• E: tareas que puedes eliminar. Por ejemplo, pasar demasiado tiempo en redes sociales o viendo series de televisión, realizar actividades que no tienen relevancia académica ni contribuyen a tu bienestar o participar en conversaciones o debates que no son productivos.

Cada grupo de tareas queda ordenado por prioridad. El análisis ABCDE puede incorporar más de cuatro grupos. Para mejorar su visualización se pueden aplicar códigos de colores a la urgencia e importancia de las tareas u objetivos clasificados. ​El análisis ABCDE se combina frecuentemente con el análisis de Pareto.

 

 

Se basa en el principio de que el 80% de las tareas pueden completarse en el 20% del tiempo disponible, y el restante 20% de las tareas consumirá el 80% del tiempo. Así, las tareas se pueden dividir en dos conjuntos y se puede asignar mayor prioridad a las tareas del primer grupo (Wikipedia, 2021b).

La regla del 80-20 también puede aplicarse al aumento de la productividad suponiendo que el 80% de la productividad puede alcanzarse haciendo solo el 20% de las tareas. Si el objetivo de la gestión del tiempo es una mayor productividad, entonces el 20% de las tareas que producen el 80% de los resultados deberían tener mayor prioridad (Wikipedia, 2021b).

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El método Eisenhower se denomina así por la siguiente cita de Dwight D. Eisenhower: "Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes". Es un método muy mencionado en la bibliografía sobre la planificación y gestión del tiempo (Wikipedia, 2021b). ​  ​

En este método las tareas se evalúan con los criterios de importancia y urgencia de esta forma: importante/no importante y urgente/no urgente. Estos criterios se distribuyen en una matriz llamada matriz de Eisenhower (también conocida como tabla de Eisenhower, caja de Eisenhower, diagrama de Eisenhower o matriz de decisión de Eisenhower). Si lo aplicamos a tareas, tenemos (Trenza, 2018; Triguero Vargas, 2021; Wikipedia, 2021b):

1. Cuadrante 1 - Urgente / Importante: las tareas se hacen inmediata y personalmente; p. ej.: crisis, fechas límite, problemas con herramientas que no funcionan y nos impiden seguir trabajando si no se arreglan de inmediato, etc.
2. Cuadrante 2 - Importante / No urgente: las tareas tienen una fecha de finalización, se planifican y se hacen personalmente; p. ej.: apuntarse a un curso de formación para reciclarse o aprender nuevas habilidades, leer un manual o guía para aprender a utilizar una aplicación informática para el trabajo, planificar el horario de estudio, hacer ejercicio o ir al gimnasio, etc.
3. Cuadrante 3 - Urgente / No importante: las tareas se delegan; p. ej.: cierta cantidad de llamadas telefónicas, consultas enviadas por correo electrónico, peticiones de ayuda, búsqueda de información o documentación, resolución de dudas o cuestiones varias que, por su naturaleza, pueden ser realizadas por otras personas, etc.
4. Cuadrante 4 - No importante / No urgente: las tareas se descartan o eliminan; p. ej.: actividades agradables o recreativas, trivialidades, los llamados ladrones de tiempo (interrupciones o visitas inoportunas, uso excesivo del teléfono, exceso de charla, postergación de algún asunto, no saber decir no), etc.

Gráficamente, podemos resumirlo de esta forma:

 

 

POSEC es el acrónimo de Priorizar Organizando, Agilizando (Streamlining), Economizando y Contribuyendo. Está basado en la pirámide de Maslow sobre la jerarquía de las necesidades y enfatiza los sentidos inmediatos de seguridad emocional y seguridad monetaria del individuo medio. Sugiere que, si un individuo atiende primero a sus responsabilidades personales, está mejor preparado para ayudar con las responsabilidades colectivas. El método POSEC se explica de la siguiente manera (Sodexo, 2018; Wikipedia, 2021b): 

1. Prioriza tu tiempo y define tu vida por objetivos: se trata de poner en primer lugar lo primero. Esto es lo más importante: ver cómo utilizar nuestro tiempo para hacer las tareas en relación con nuestros objetivos y con nuestra vida.
2. Organiza las cosas que tienes que cumplir regularmente para tener éxito (familia y economía personal): una vez se hayan priorizado las tareas, debemos organizarnos para llevarlas a cabo y conseguir así nuestros objetivos con éxito. En el plano personal se incluiría todo lo relacionado con la familia y nuestra situación económica.
3. Agiliza (Streamlining) lo que no te gusta hacer, pero tiene que hacerse (trabajo y faenas domésticas): se trata de las cosas que no nos gusta hacer, pero que tenemos que hacer de todos modos. Es un elemento relacionado principalmente con el trabajo.
4. Economiza las cosas que tendrías que hacer o que incluso te puede gustar hacer, pero que no son urgentes: son tareas o actividades que se deben hacer o que se pueden disfrutar, pero que no son urgentes (pasatiempos, actividades de socialización y ocio, etc.). En el ámbito laboral puede hacer referencia a tareas entretenidas y que nos gusten, como la realización de informes, que es algo importante, pero no urgente.
5. Contribuye prestando atención a las pocas cosas restantes que suponen una diferencia (obligaciones sociales): está relacionado con las obligaciones sociales, lo que le devolvemos al mundo; implica prestar atención a aquellas cosas que marcan la diferencia.