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Planificación y gestión del tiempo

Guía que ayuda a planificar y gestionar el tiempo que tenemos para realizar nuestro trabajo así como nuestras tareas personales.

Establecimiento de objetivos y prioridades

Establecimiento de prioridades
Imagen de: Patrick Perkins en Unsplash
 

Las estrategias de gestión del tiempo se asocian normalmente con el establecimiento de objetivos y prioridades (Workmeter, 2014; Tracy, 2017;  Sodexo, 2018; Colombo, 2019; Wikipedia, 2021b). Se pone énfasis en:

  • Establecimiento de objetivos: hay que marcarse objetivos gravitacionales, o sea, objetivos que atraigan automáticamente las acciones, que planteen un desafío, ponernos a prueba, pero que sean alcanzables​. Así mismo, también nos deben servir de guía.
  • Establecimiento de la priorización y urgencia: Los objetivos, así como las posibles tareas necesarias para alcanzarlos, deben tener un orden de prioridad y estar en equilibrio entre su urgencia y nivel de importancia.

Los objetivos que se establecen se anotan y pueden dividirse en un proyecto, en un plan de acción o en una lista de tareas. Debe asignarse un grado de importancia y urgencia a cada uno, ponerse fechas límite y asignarse al personal adecuado. Este proceso concluye con la creación un plan de actuación con una lista de tareas, un programa o un calendario de actividades (Wikipedia, 2021b).

Para valorar la importancia de un objetivo y una tarea pueden tenerse en cuenta los beneficios que aporta: inmediatos, medio o a largo plazo. A veces nos encontramos con tareas que son urgentes y poco importantes que hay que realizar, pero que no contribuyen necesariamente a alcanzar un objetivo importante. Mientras, un objetivo importante suele algo alcanzable a largo plazo, con lo que no hace falta abordarlo en seguida y puede dividirse en tareas no urgentes, pero determinantes, que hay que ir haciendo poco a poco para alcanzar dicho objetivo (Wikipedia, 2021b).

Existe diversas técnicas para la asignación del nivel de urgencia e importancia a objetivos y tareas:
 

  • Análisis ABCD:

Se trata de aplicar una categorización por grupos. Estos grupos se suelen nombrar con las primeras letras del alfabeto: A, B, C y D. Este análisis no debe confundirse con el análisis ABC de gestión de inventarios. Si lo aplicamos a una serie de tareas, sus niveles de urgencia e importancia seguirán estos criterios generales (Tracy, 2017; Triguero Vargas, 2021; Wikipedia, 2021b):

  • A: Tareas que se perciben como urgentes e importantes (p. e.: entregar un documento final del TFM o TFG cuyo plazo acaba hoy mismo)
  • B: Tareas importantes, pero no urgentes (p. e.: empezar a redactar un primer borrador del TFM)
  • C: Tareas poco importantes, pero urgentes (p. e.: asuntos delegables: consulta, documento o petición de información a otra persona que se puede encargar)
  • D: Tareas ni importantes ni urgentes (p. e.: asuntos que se pueden descartar, eliminar o posponer: correo basura, asistencia a un congreso o seminario en unos meses, etc.)

Cada grupo de tareas queda ordenado por prioridad. El análisis ABCD puede incorporar más de 4 grupos. Para mejorar su visualización se pueden aplicar códigos de colores a la urgencia e importancia de las tareas u objetivos clasificados. ​

El análisis ABCD se combina frecuentemente con el análisis de Pareto

 

  • Análisis de Pareto: regla 80-20.

Aplicado a tareas se basa en el principio de que el 80 % de las tareas pueden completarse en el 20% del tiempo disponible, y el restante 20% de las tareas consumirá el 80% del tiempo. Así, se pueden dividir las tareas en 2 conjuntos y se puede asignar mayor prioridad a las tareas del primer grupo (Wikipedia, 2021b).

La regla del 80-20, también puede aplicarse al aumento de la productividad: suponiendo que el 80% de la productividad puede alcanzarse haciendo solo el 20% de las tareas, el 80% de los resultados puede atribuirse a solo al 20% de las tareas. Si el objetivo de la gestión del tiempo es una mayor productividad, entonces el 20% de las tareas que producen el 80% de los resultados, deberían tener mayor prioridad (Wikipedia, 2021b).

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  • Método Eisenhower

El método Eisenhower se denomina así por siguiente cita de Dwight D. Eisenhower: "Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes". Es un método muy mencionado en la bibliografía sobre la planificación y gestión del tiempo (Wikipedia, 2021b). ​  ​

En este método las tareas se evalúan con los criterios de importancia y urgencia de esta forma: importante/no importante y urgente/no urgente. Estos criterios se distribuyen en una matriz, creándose la llamada matriz de Eisenhower (también conocida como: tabla de Eisenhower, caja de Eisenhower", diagrama de Eisenhower o matriz de decisión de Eisenhower). Si lo aplicamos a tareas, tenemos (Trenza, 2018; Triguero Vargas, 2021; Wikipedia, 2021b):

  1. Las tareas en el Cuadrante 1: Urgente/Importante se hacen inmediata y personalmente ​(p.e.: crisis, fechas límite, problemas con herramientas que no funcionan y nos impiden seguir trabajando si no se arreglan de inmediato, etc.)​
  2. Las tareas en el Cuadrante 2: Importante/No urgente tienen una fecha de finalización, se planifican y se hacen personalmente (p. e.: apuntarse curso de formación para reciclarse académicamente o aprender nuevas habilidades, leer un manual o guía para aprender a utilizar una aplicación informática para el trabajo, planificación de horario de estudio, hacer ejercicio o ir al gimnasio, etc.)
  3. Las tareas en el Cuadrante 3: Urgente/No importante se delegan (p. e.: cierta cantidad de llamadas telefónicas, consultas enviadas por correo electrónico, peticiones de ayuda, búsqueda de información o documentación, resolución de dudas o cuestiones varias que, por su naturaleza, pueden ser realizadas por otras personas)
  4. Las tareas en el Cuadrante 4: No importante/No urgente se descartan o eliminan (p. e.: actividades agradables o recreativas, trivialidades, los llamados ladrones de tiempo: interrupciones o visitas inoportunas, uso excesivo del teléfono, exceso de charla, postergación de asunto, no saber decir no, etc.)

Gráficamente, podemos resumirlo de esta forma:

Matriz de Eisenhower

 

  • Método POSEC 

POSEC es el acrónimo de: Priorizar Organizando, Agilizando (Streamlining), Economizando y Contribuyendo. Está basado en la pirámide de Maslow sobre la jerarquía de las necesidades y enfatiza los sentidos inmediatos de seguridad emocional y seguridad monetaria del individuo medio. Sugiere que si un individuo atiende primero a sus responsabilidades personales, está mejor preparado para ayudar con las responsabilidades colectivas. El método POSEC se explica de la siguiente manera (Sodexo, 2018; Wikipedia, 2021b): 

  1. Prioriza tu tiempo y define tu vida por objetivos.
    Se trata de poner lo primero en primer lugar. Esto es lo más importante. Se trata de cómo utilizar nuestro tiempo para hacer las tareas en relación con nuestros objetivos y con nuestra vida.
  2. Organiza las cosas que tienes que cumplir regularmente para tener éxito (familia y economía personal):
    Una vez se hayan priorizado las tareas, debemos organizarnos para llevarlas a cabo y conseguir de así nuestros objetivos con éxito. En el plano personal, se incluiría todo lo relacionado con la familia y nuestra situación económica.
  3. Agiliza (Streamlininglo que no te gusta hacer, pero tiene que hacerse (trabajo y faenas domésticas):
    Se trata de las cosas que no nos gusta hacer, pero que tenemos que hacer de todos modos. Es un elemento relacionado principalmente con el trabajo.
  4. Economiza las cosas que tendrías que hacer o que incluso te puede gustar hacer, pero que no son urgentes (pasatiempos y socialización):
    Se trata de tareas o actividades que se deben hacer o que se pueden disfrutar y que no son urgentes (pasatiempos, actividades de socialización y ocio, etc.) En el ámbito laboral, puede hacer referencia a tareas entretenidas y que nos gusten, como puede ser la realización de informes, que es algo importante pero no urgente.
  5. Contribuye prestando atención a las pocas cosas restantes que suponen una diferencia (obligaciones sociales):
    Está relacionado con las obligaciones sociales, lo que le devolvemos al mundo. Implica prestar atención a aquellas cosas que marcan la diferencia.

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