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Planificación y gestión del tiempo

Guía que ayuda a planificar y gestionar el tiempo que tenemos para realizar nuestro trabajo así como nuestras tareas personales.

Herramientas

 

Imagen de: JESHOOTS.COM en Unsplash.
Imagen de: JESHOOTS.COM en Unsplash

 

Existen diversas herramientas que nos ayudarán a planificar y gestionar nuestro tiempo. Aquí indicamos algunas de ellas (Fundación Atenea, 2019; Wikipedia, 2021b):
 

Agenda.

La finalidad de la agenda es anotar, en el intervalo horario preciso, lo que la persona tiene que hacer, o desea hacer, ese día a esa hora. Es una herramienta de trabajo imprescindible para muchos otros profesionales y estudiantes. Una vez situadas las tareas que deben hacerse en un día y una hora precisos. Anotar en la agenda una tarea en el momento que surge la necesidad de hacerla es positivo, porque descarga la mente y favorece la concentración y la creatividad. Aunque, la utilización eficaz de la agenda requiere dedicar unos minutos a organizar la de un período (normalmente una semana) antes de que empiece dicho periodo.

Por otro lado, en lugar de utilizar una agenda clásica de papel, si no resulta más cómodo y conveniente, podemos utilizar las aplicaciones de agenda de nuestros teléfonos móviles o smartphones.​ Estas aplicaciones permiten situar una tarea en una hora de un día, así como cambiarla de momento con facilidad, si necesidad de hacer tachones, y programar avisos que saltará en la pantalla teléfono móvil llamando nuestra atención.

Imagen de: Towfiqu barbhuiya en Unsplash
Imagen de: Towfiqu barbhuiya en Unsplash
 
Calendario.

Normalmente, las agendas se desarrollan, llevan aparejadas un calendario porque, cada página representa un día del año. Sin embargo, un calendario nos ayuda a resumir y plasmar las distintas fechas clave con sus eventos o tareas, para que tengamos una visión de conjunto de nuestra planificación semanal o mensual, de forma que no tenemos que estar pasando páginas y páginas de la agenda para buscar que es lo próximo. Si lo ponemos en un sitio destacado (colgado en una pared, en un tablón, etc.), echando un simple vistazo, podemos ver lo que tenemos hoy, al día siguiente y los próximos días, así como buscar fechas para otras actividades o eventos, para ayudarnos a planificar con tiempo suficiente.

Lo teléfono móvil, smartphones o los PCs y ordenadores, tienen aplicaciones de calendario que incluyen la función de agenda para ir añadiendo tareas, actividades o eventos en cada día, permitiendo además opciones como avisos, envío de un evento o tareas por correo, sincronización con aplicaciones de correo electrónico o la compartición de un calendario con otros usuarios.
 

Imagen de: Glenn Carstens-Peters en Unsplash
Imagen de: Glenn Carstens-Peters en Unsplash

Aplicaciones y software

Existen multitud de aplicaciones informáticas y para teléfono móviles que nos permiten gestionar tareas de forma rápida y ágil, de forma que podemos conseguir un ahorro de tiempo importante (Fundación Atenea, 2019; Unibetas, 2021; Wikipedia, 2022a):

 

Para la organización:

        Google Calendar Google Keep OneNote Outlook de MS365   

  • Gestión de agenda y calendario: Google Calendar o Outlook, por ejemplo, nos sirven como gestores de agenda y calendario. Podemos organizar nuestras tareas, no solaparlas, recordarlas fácilmente y recibir avisos de las mismas. Cualquier gestor de correo electrónico tiene funciones de agenda y calendario.
  • Gestor de notas: Google Keep o OneNote, por ejemplo, funcionan como gestores de notas y listas de tareas. Se puede, al igual que Google Calendar o Outlook usar en varios dispositivos. 
     

Para la comunicación:

        Correo electrónico

  • Correo electrónico: Gmail, Yahoo o Outlook, entre otros cientos de ejemplos, proporciona acceso y gestión de nuestras cuentas de correo electrónico. Es una herramienta imprescindible que nos permite intercambiar mensajes y archivos, no solo de las cuentas de estos proveedores, sino todas las cuentas de correo que tengamos, independientemente del proveedor, en diferentes formatos, desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Nos facilita no tener que hacer comunicaciones presenciales o telefónicas, con el consecuente ahorro de tiempo.

    Mensajería instantánea: Wathsapp, Hangouts, Telegram y Line
  • Mensajería instantáneaWhatsApp, Hangouts, Telegram o Line, son aplicaciones que se pueden descargar en el móvil, la tablet, e incluso utilizarlas desde el PC. Permiten mandar mensajes escritos y de voz de manera instantánea, así como realizar llamadas y videollamadas entre usuarios, siempre que tengamos conexión a Internet.

    Zoom  Teams  Google Meet   JoinMe    TeamViewer Mikogo
  • Reuniones onlineZoom, Microsoft Teams, Google MeetJoin MeGo to MeetingTeam Viewer Mikogo, son aplicaciones para llevar a cabo videoreuniones o impartir videoseminarios o videoconferencias por Internet. Además, suele venir acompañadas por funciones de chat o mensajería instantánea, grabación de las reuniones o conferencias, aplicaciones integradas de trabajo colaborativo, calendarios o gestión de archivos, compartición de pantalla y control remoto, etc. También tiene su correspondiente versión de app para el móvil, así como integraciones en navegadores web o aplicaciones de correo electrónico mediante plugins.

 

Temporizadores:

     Forest App

  • Forest: 

Es una App disponible en iOS y Android que permite emplear la técnica Pomodoro muy fácilmente. Una de sus principales característica es que restringe el uso del dispositivo mientras está activa. Funciona de forma que, al establecer el temporizador, se plantará una semilla que irá creciendo conforme el Pomodoro avance, hasta convertirse en un árbol. Una vez que finalice el bloque de trabajo, sonará una alarma y el árbol comenzará marchitarse durante el descanso, convirtiéndose en una semilla nuevamente para el siguiente Pomodoro. Nos permite acceder a estadísticas para dar seguimiento a tu trabajo y ofrece la posibilidad de plantar árboles reales de la mano de la asociación Trees for the Future. Gracias a esto, se trata de una estupenda alternativa.


Tomatoes

Es una aplicación online con temporizador que permite a sus usuarios definir períodos de trabajo y facilita la concentración gracias a su relajante sonido de Tic-Tac. Pero, si prefieres estudiar en silencio, puedes desactivar esta característica. Se trata de una herramienta sumamente útil que puede instalarse como extensión para el navegador Google Chrome. Es una aplicación excelente para utilizarla mientras se estudia con el PC delante.


Brain Focus 

Es una app para dispositivos móviles que incluye un temporizador con distintas opciones de personalización que le permiten ajustarse fácilmente a las preferencias de cualquier persona. Entre estas se incluyen la posibilidad de ajustar los tiempos de trabajo, los sonidos de alerta y distintos temas para personalizar su interfaz. De esta manera, se trata de una aplicación muy fácil de usar e ideal para emplear la técnica Pomodoro.


Focus Timer Reborn

Se encuentra sin lugar a dudas entre las aplicaciones más completas para utilizar la técnica Pomodoro. Cuenta con un temporizador sin interrupciones que te ayudará a permanecer concentrado durante tus bloques de estudio.

Además, permite registrar tu trabajo y extraer información, facilitando el análisis de los intervalos de estudio para obtener mejores resultados.
 

Increaser


OnliTools

Kanban Flow

 

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