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Existen una serie de factores negativos que nos hace perder tiempo y ser menos productivos. Algunos de estos factores son (Wikipedia, 2021b):
Hay que procurar evitar todos estos factores para no sobrecargarnos de trabajo que nos haga perder tiempo o distraernos de tareas que lo necesitan. Si queremos gestionar eficazmente nuestro tiempo, es recomendable habituarnos a emplear un proceso sistemático.
Existen otros factores que hay que evitar para planificar y gestionar nuestro tiempo personal y profesional de la manera más óptima posible (WorkMeter, 2018; Triguero Vargas, 2021):
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El tiempo no es el problema, es la autogestión del mismo la que marcará el rumbo de nuestro día a día. Podríamos dividir la autogestión de nuestro tiempo en dos categorías (WorkMeter, 2018):
Tenemos que tender a conseguir una autogestión positiva del tiempo porque los ladrones de tiempo nos pueden llevar a la autogestión negativa. Los ladrones de tiempo producen estos efectos (WorkMeter, 2018):
Existen dos tipos de ladrones de tiempo: externos e internos (WorkMeter, s.f.):
Aunque, en la práctica, también se da el caso de un tercer tipo mixto, siendo la combinación de ladrones de tiempo internos y externos, y que está presente en el entorno laboral muy habitualmente. Un ejemplo de este tipo mixto sería cuando nos enfrentamos a una jornada en la que tenemos que acudir a demasiadas reuniones; es externo, porque las ha planificado nuestra organización, pero también es interno, porque de nuestro lado está dar prioridad a las reuniones más necesarias y posponer o no acudir a las que no lo sean.
Sean del tipo que sean, una vez detectada la existencia de ladrones de tiempo, es conveniente analizar cuáles son los que más frecuentemente ocupan el nuestro, aunque dependerá de tipo de trabajo que desarrollemos y de nuestras características personales.
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En la planificación y gestión del tiempo, también es necesario saber cómo eliminar tareas que no aportan valor ni a las personas ni a las organizaciones. Las tareas improductivas o que no aportan valor pueden producir estrés, aunque pueden ser inevitables en muchas circunstancias de la vida y hay que saber lidiar con ellas.
El estrés negativo se denomina distrés, mientras el estrés positivo, también conocido como eustrés o eutrés, nos puede animar a enfrentarnos a los problemas, a ser creativos y responder eficientemente (Wikipedia, 2021b).
Con el establecimiento de prioridades y objetivos puede surgir la preocupación. Debemos ser capaces de gestionarla adecuadamente porque si no la abordamos apropiadamente, nos puede llevar a un gasto infructuoso de nuestro tiempo y energía.
El método Eisenhower es una estrategia que podemos utilizar para combatir la preocupación y las tareas imperativas, aunque aburridas. La preocupación y el estrés son reacciones a una suma de factores ambientales. Si somos capaces de comprender que no es una parte de nosotros mismos, podemos gestionar la preocupación (Wikipedia, 2021b).
Para eliminar lo que no es prioritario en el tiempo dedicado a estudiar o a trabajar, se sugiere lo siguiente (Wikipedia, 2021b):