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Planificación y gestión del tiempo

Guía que ayuda a planificar y gestionar el tiempo que tenemos para realizar nuestro trabajo así como nuestras tareas personales.

Factores negativos que consumen tiempo


Imagen de: Milad Fakurian en Unsplash

Existen una serie de factores negativos que nos hace perder tiempo y ser menos productivos. Algunos de estos factores son (Wikipedia, 2021b):

  • los malos hábitos,
  • la falta de definiciones de las tareas,
  • la carencia de claridad en las definiciones,
  • la sobreprotección del trabajo,
  • el sentimiento de culpa por no alcanzar los objetivos y la subsiguiente evitación de las tareas actuales,
  • definir tareas con expectativas más altas que su valor real,
  • centrarse en asuntos de apariencia positiva sin evaluar su importancia para las necesidades personales,
  • las tareas que requieren apoyo y tiempo; e
  • intereses y conflictos específicos.​

Hay que procurar evitar todos estos factores para que nos sobrecarguemos de trabajo que nos hagan perder tiempo o distraernos de tareas que lo necesitan. Si queremos gestionar eficazmente nuestro tiempo, es recomendable que habituarnos a emplear un proceso sistemático.

Existen otros factores que hay que evitar para planificar y gestionar nuestro tiempo personal y profesional de la manera más óptima posible (WorkMeter, 2018; Triguero Vargas, 2021):

  • Los llamados ladrones de tiempo
  • Dedicarse a objetivos y tareas no prioritarias.

Ladrones de tiempo

Imange de: Luke Chesser en Unsplash


El tiempo no es el problema, sino que es la autogestión del mismo que marcará el rumbo de nuestro día a día. Podríamos dividir la autogestión de nuestro tiempo en dos categorías  (WorkMeter, 2018):

  • Negativa, cuando al final de la jornada no se han alcanzado los objetivos planteados, aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto.
  • Positiva, si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar.

Tenemos que tender a conseguir una autogestión positiva del tiempo porque los ladrones de tiempo nos pueden llevar a la autogestión negativa. Los ladrones de tiempo producen estos efectos  (WorkMeter, 2018):

  • Reducen entre un 50 y un 70% nuestras horas reales de trabajo.
  • Afectan a nuestra capacidad de concentración y a nuestros niveles de atención.
  • Nos provocan retrasos de entre 6 y 9 minutos cada vez que sucumbimos a ellos.
  • Se interponen en los objetivos que nos planteamos, retrasando la consecución de los mismos.

 

Tipos de ladrones de tiempo

Existen dos tipos de ladrones de tiempo: externos e internos (WorkMeter, s.f.):

  • Externos: son el conjunto de circunstancias que exceden la capacidad de control del individuo. Por ejemplo:
    • El teléfono.
    • Los servicios de mensajería instantánea.
    • El correo electrónico.
    • Las reuniones de trabajo improductivas o en las que aportemos poco.
    • Las interrupciones
  • Internos: son las circunstancias inherentes al propio individuo y que se manifiestan en su conducta y modo de gestionar su tiempo y sus tareas. Los más significativos son:
    • Hábitos multitarea.
    • Precaria planificación.
    • Carencia de objetivos.
    • Falta de motivación.
    • Procrastinación.
    • Dificultad para dar una réplica negativa.

Aunque en la práctica también se da el caso de un tercer tipo mixto, siendo la combinación de ladrones de tiempo internos y externos, y que está presente en el entorno laboral muy habitualmente.

Un ejemplo de este tipo híbrido sería cuando nos enfrentamos a una jornada en la que tenemos que acudir a demasiadas reuniones. Es externo, porque las ha planificado nuestra organización, pero también es interno, porque de nuestro lado está dar prioridad a las más necesarias y posponer o no acudir a las que no lo sean.

Sean del tipo que sean los ladrones de tiempo, una vez detectados, es conveniente analizar cuáles son los que más frecuentemente ocupan el nuestro, aunque dependerá de tipo de trabajo que desarrollemos y de nuestras características personales.

Eliminación de lo no prioritario

Eliminación de lo no prioritario
Imagen de: Steve Johnson en Unsplash

En la planificación y gestión del tiempo también es necesario saber cómo eliminar tareas que no aportan valor ni a las personas ni a las organizaciones. Las tareas improductivas o que no aportan valor pueden producir estrés, aunque puede ser inevitable en muchas circunstancias de la vida y hay que saber lidiar con ello. El estrés negativo se denomina distrés, pero existe el positivo, eustrés o eutrés, que nos puede animar a enfrentarnos a los problemas, ser creativos y responder eficientemente (Wikipedia, 2021b).

Con el establecimiento de prioridades y objetivos puede surgir la preocupación y si no la abordamos apropiadamente, nos puede llevar a un gasto infructuoso de nuestro tiempo y energía. El método Eisenhower es una estrategia que podemos utilizar para combatir la preocupación y las tareas imperativas, aunque aburridas. La preocupación y el estrés es una reacción a una suma de factores ambientales. Si somos capaces de comprender que no es una parte de nosotros mismos, podemos gestionar la preocupación (Wikipedia, 2021b).​

Para eliminar lo que no es prioritario, en el tiempo dedicado a estudiar o a trabajar, se sugiere lo siguiente (Wikipedia, 2021b):

  • dividir las tareas,
  • capturar en la memoria los momentos,
  • revisar el método de manejo de las tareas,
  • aplazar tareas sin importancia,
  • equilibrar los tiempos dedicados al descanso, sueño y ocio; y
  • aprovechar astutamente los períodos en principio improductivos, por ejemplo escuchando grabaciones de las clases mientras se está en colas.​

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