Planificación y gestión del tiempo

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Existen una serie de factores negativos que nos hacen perder tiempo y ser menos productivos. Algunos de estos factores son (Wikipedia, 2021b):

• Malos hábitos.
• Falta de definición de las tareas.
• Carencia de claridad en las definiciones.
• Sobreprotección del trabajo.
• Sentimiento de culpa por no alcanzar los objetivos y el subsiguiente intento de evitar las tareas actuales.
• Definir tareas con expectativas más altas que su valor real.
• Centrarse en asuntos de apariencia positiva sin evaluar su importancia para las necesidades personales.
• Tareas que requieren apoyo y tiempo.
• Intereses y conflictos específicos.​

Hay que procurar evitar todos estos factores para no sobrecargarnos de trabajo y perder tiempo o distraernos de tareas que lo necesitan. Si queremos gestionar eficazmente nuestro tiempo es recomendable habituarnos a emplear un proceso sistemático.

Existen otros factores que hay que evitar para planificar y gestionar nuestro tiempo personal y profesional de la manera más óptima posible (WorkMeter, 2018; Triguero Vargas, 2021):

• Los llamados ladrones de tiempo.
• Dedicarse a objetivos y tareas no prioritarias.

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El problema no es el tiempo sino la autogestión de este y es esa la que marcará el rumbo de nuestro día a día. Podríamos dividir la autogestión de nuestro tiempo en dos categorías (WorkMeter, 2018):

• Negativa: cuando al final de la jornada no se han alcanzado los objetivos planteados, aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto.
• Positiva: si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar.

Tenemos que tender a conseguir una autogestión positiva del tiempo porque los ladrones de tiempo nos pueden llevar a una autogestión negativa. Los ladrones de tiempo producen estos efectos (WorkMeter, 2018):

• Reducen entre un 50% y un 70% nuestras horas reales de trabajo.
• Afectan a nuestra capacidad de concentración y a nuestros niveles de atención.
• Nos provocan retrasos de entre seis y nueve minutos cada vez que sucumbimos a ellos.
• Se interponen en los objetivos que nos planteamos, retrasando la consecución de estos.

Tipos de ladrones de tiempo

Existen dos tipos de ladrones de tiempo: externos e internos (WorkMeter, s.f.):

• Externos: son el conjunto de circunstancias que exceden la capacidad de control del individuo. Por ejemplo:
  • El teléfono.
  • Los servicios de mensajería instantánea.
  • El correo electrónico.
  • Las reuniones de trabajo improductivas o donde aportemos poco.
  • Las interrupciones.
• Internos: son las circunstancias inherentes al propio individuo y que se manifiestan en su conducta y modo de gestionar su tiempo y sus tareas. Los más significativos son:
  • Hábitos multitarea.
  • Precaria planificación.
  • Carencia de objetivos.
  • Falta de motivación.
  • Procrastinación.
  • Dificultad para dar una réplica negativa.

En la práctica también se da el caso de un tercer tipo mixto (combinación de ladrones de tiempo internos y externos) que está presente en el entorno laboral muy habitualmente. Un ejemplo de este tipo mixto sería cuando nos enfrentamos a una jornada en la que tenemos que acudir a demasiadas reuniones; es externo porque las ha planificado nuestra organización, pero también es interno porque de nuestro lado está dar prioridad a las reuniones más necesarias y posponer o no acudir a las que no lo sean.

Sean del tipo que sean, una vez detectada la existencia de ladrones de tiempo, conviene analizar cuáles son los que más frecuentemente ocupan nuestro tiempo, aunque dependerá del trabajo que desarrollemos y de nuestras características personales.

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En la planificación y gestión del tiempo también es necesario saber cómo eliminar tareas que no aportan valor ni a las personas ni a las organizaciones. Las tareas improductivas o que no aportan valor pueden producir estrés, aunque pueden ser inevitables en muchas circunstancias de la vida y hay que saber lidiar con ellas.

El estrés negativo se denomina distrés, mientras que el estrés positivo, también conocido como eustrés o eutrés, nos puede animar a enfrentarnos a los problemas, a ser creativos y responder eficientemente (Wikipedia, 2021b).

Con el establecimiento de prioridades y objetivos puede surgir la preocupación. Debemos ser capaces de gestionarla adecuadamente porque, si no la abordamos apropiadamente, nos puede llevar a un gasto infructuoso de nuestro tiempo y energía.

El método Eisenhower es una estrategia que podemos utilizar para combatir la preocupación y las tareas imperativas, aunque aburridas. La preocupación y el estrés son reacciones a una suma de factores ambientales. Si somos capaces de comprender que no es una parte de nosotros mismos, podemos gestionar la preocupación (Wikipedia, 2021b).​

Para eliminar del tiempo dedicado a estudiar o a trabajar lo que no es prioritario se sugiere lo siguiente (Wikipedia, 2021b):

• Dividir las tareas.
• Capturar en la memoria los momentos.
• Revisar el método de manejo de las tareas.
• Aplazar tareas sin importancia.
• Equilibrar los tiempos dedicados al descanso, sueño y ocio.
• Aprovechar astutamente los períodos en principio improductivos, por ejemplo, escuchando grabaciones de las clases mientras se está en una cola.​