Guías BibUpo: Trabajando con fuentes históricas: archivos y patrimonio documental: Organización de los archivos

El cuadro de clasificación: concepto y utilidad

«Es una estructuración jerárquica y lógica de los fondos; los divide en grupos evidenciados por ser reflejo de una acción, función o actividad [...]. El cuadro de clasificación no debe ser eleborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a posteriori»

(J. R. Cruz Mundet)

Los cuadros de clasificación que encontraremos en los archivos tendrán siempre un carácter inverso, de lo general (fondos, secciones) a lo concreto (unidades documentales) y estarán siempre regidos por una serie de principios, que según Cruz Mundet son los siguientes:

Delimitarán el fondo, desechando cualquier otra documentación de procedencia ajena a la persona o entidad que los ha generado, todo ello independientemente de que compartan instalaciones y personal de trabajo. En ese caso, cada fondo tendrá su propio cuadro de clasificación.
Clasificarán la documentación unitariamente, con independencia de su cronología, que no es definitoria ni rompe la unidad del fondo.
Se configurarán en base a las funciones de la entidad, otorgando al archivo una organización más segura, estable y duradera en el tiempo.
Simplificarán lo máximo posible su propio esquema en aras de la flexibilidad, con divisiones justas y precisas. De este modo, en los fondos pequeños (por ejemplo un archivo personal), no es conveniente realizar excesivas subdivisiones, sino agrupar los documentos en otras más amplias.

Cuadro de clasificación desplegable del Archivo General de Indias con las diferentes divisiones (secciones, series...) indicadas en amarillo, (Portal de Archivos Españoles)

Estructura interna del archivo

El cuadro de clasificación y la estructura de un fondo archivístico se organiza en tres categorías fundamentales:

La sección (antiguamente llamada colección): engloba los documentos procedentes de una institución concreta y bien definida por sus funciones, por ejemplo la Casa de la Contratación
La serie: documentos que forman parte de una sección y se caracterizan por tener semejanzas entre sí o por hacer referencia a un mismo asunto, por ejemplo, dentro de la Casa de la Contratación, los registros de navíos. En ocasiones podemos diferenciar ciertas sub-series que por su naturaleza o contenido formen un conjunto.

Ejemplo: Casa de la Contratación (sección) - Registros de navíos (serie) - Registros de navíos a Nueva España (subserie)

La unidad documental: Es el elemento indivisible de una serie documental y el último nivel de descripción. Puede tratarse de un único documento (Unidad documental simple) o de varios agrupados en un expediente cuya integridad ha de respetarse siempre (Unidad documental compuesta).

Unidad documental compuesta: carpeta y expediente sobre el auto de fe abierto contra María del Águila, alias "La Dorada" por practicas de brujería y curandería (AHN: Inquisición, leg. 82, exp. 16)

Instrumentos de orientación en arcivos

Censo: Informa sobre los archivos pertenecientes a un ámbito territorial determinado con el objetivo de facilitar al usuario los datos básicos de cada centro (dirección, titularidad, contacto, servicios ofrecidos, etcétera).

http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm

Guía: aporta al investigador una visión general y orientativa sobre un archivo concreto: fondos, historia de la institución, publicaciones relacionadas, etcétera. Por ejemplo, las publicadas en 1958 por la Dirección General de Archivos y Bibliotecas para los archivos generales de Indias y Simancas.
Inventario: instrumento que lista o describe series documentales concretas en base al cuadro de clasificación establecido en el archivo. Cabe señalar que el inventario no entra a describir las unidades documentales (o lo hace de forma muy somera). Por ejemplo, el inventario de los fondos custodiados en el Archivo General de Indias referentes a las islas Canarias.

https://mdc.ulpgc.es/cdm/ref/collection/aea/id/1629

Catálogo: describe unidades documentales (ya sean documentos simples o expedientes) y lo hace de forma muy completa, mediante un regesto o resumen que informa sobre el contenido esencial de cada unidad. Son un buen ejemplo los Catálogos de los fondos americanos del Archivo de Protocolos de Sevilla (hoy ya en el Archivo Histórico Provincial). cuya publicación comenzó hace varias décadas y continúa hoy día.

http://www.institutohispanocubano.org/index.php/publicaciones

Índice: herramienta donde figuran, generalmente en orden alfabético, una serie de datos acompañados de referencias para su localización. De mucho interés son los índices originales de los escribanos públicos de Sevilla, imprescindibles para adentrarse en el estudio de los protocolos notariales del Archivo Histórico Provincial. La pega, dada su antigüedad, es que nada nos asegura que el documento haya sobrevivido al paso del tiempo.