Guías BibUpo: Trabajando con fuentes históricas: archivos y patrimonio documental: Custodia y conservación

Concepto de archivo

A) Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

B) Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.

C) Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

(Consejo Internacional de Archivos - ICA/CIA)

Vemos que la definición de archivo puede aludir a tres ámbitos:

El fondo o colección documental: el conjunto de documentos.
La institución encargada de custodiar y conservar la documentación, con un equipamiento y personal destinados a tal efecto.
El edificio donde se encuentran, físicamente, los documentos.

El archivo debe regirse bajo un principio de orden que asegure la localización inmediata de los fondos y el derecho de los ciudadanos a acceder a su consulta.

Y debe, asimismo, «servir información, transparencia y testimonio de prueba, necesarias a las instituciones, la sociedad o las personas que lo soliciten» (Romero Tallafigo). Para el investigador, los archivos son el «granero» o la «cantera» donde acudirá en busca de los datos necesarios para llevar a buen término su proyecto.

Clases de archivos

Existen dos formas principales de clasificar un archivo.

1) Según la etapa vital en la que se encuentren los documentos:

Archivos administrativos son los que conservan documentación de valor permanente junto a otra expurgable. Y dentro de éstos distinguimos:

De gestión u oficina: documentos en frecuente uso o plena vigencia administrativa, por ejemplo una multa de tráfico reciente.
Central: recibe de los archivos de oficina los documentos en fase semiactiva, donde se expurgan o custodian hasta su próxima transferencia.
Intermedio: custodia los documentos durante 25 años hasta que sean expurgados o transferidos, en tal caso, a un archivo histórico (Archivo General de la Administración).

Archivos históricos son los que custodian documentación permanente dado su valor para la investigación y la ciencia.

2) Y según su titularidad y/o gestión

Archivos de titularidad privada, por ejemplo familiares o nobiliares, eclesiásticos, etcétera (Archivo Histórico Diocesano de San Sebastián, Archivo Ducal de Medinaceli, etcétera).

Archivos de titularidad pública, entre los que diferenciamos varias divisiones:

Titularidad y gestión del Estado (estatales): incluye a los archivos generales (Archivo Histórico Nacional, Archivo General de Indias, Archivo General de Simancas, etcétera), militares (por ejemplo el Archivo Intermedio Militar Sur) o ministeriales.
Titularidad del Estado y gestión autonómica (autonómicos): incluye, entre otros, a los archivos históricos provinciales (ej: Archivo Histórico Provincial de Sevilla) o a los generales autonómicos (ej: Archivo General de Andalucia).
Titularidad y gestión locales (locales): por ejemplo los archivos municipales.

Archivos destacados

Una vez elegido el tema y la metodología de nuestra investigación es importante dar con el archivo que mejor se adapte a nuestras necesidades. En el ámbito de Sevilla destacaríamos los siguientes:

Archivo Histórico Provincial de Sevilla: custodia la documentación generada en el ámbito provincial por la Administración Central y Autonómica y por la Administración de Justicia. También conserva los protocolos notariales centenarios, una valiosa herramienta de investigación que nos permite conocer, por ejemplo, la red de relaciones personales y comerciales existente entre los habitantes de Sevilla durante el período de mayor esplendor de la ciudad (SS. XVI-XVII).
Archivo General de Andalucía: intermedio e histórico, conserva los documentos transferidos por los archivos centrales de consejerías e instituciones de autogobierno de la la Junta de Andalucía. Cuenta, además, con importantes fondos procedentes de donaciones personales y familiares: una miscelánea de documentación que se remonta hasta el S. XIV y llega hasta nuestros días.
Archivo Municipal de Sevilla: conserva la documentación producida y recibida por los cabildos y ayuntamientos de Sevilla desde su incorporación a la Corona castellana (S. XIII), destacando las actas y escrituras capitulares. Cuenta, además, con una importante colecciones de sellos, monedas y medallas.
Archivo General de Indias: es el centro de referencia para cualquier investigación relacionada con las Indias de Castilla, el mundo atlántico (navegación, flotas, comercio, etcétera) o las instituciones coloniales (Audiencias, virreinatos, capitanías, Casa de la Contratación, etcétera).
Archivos de la Iglesia: por ejemplo el catedralicio, donde destacan los fondos generados por el Cabildo de la Catedral desde 1248, en que fue establecido, hasta nuestros días; el arzobispal, donde resulta de mucho interés el fondo de documentación generada por la curia arzobispal a lo largo de su historia y los de otras instituciones eclesiásticas, como el Hospital de los Venerables o el Archivo de la Orden Franciscana sito en el Monasterio de Loreto (Espartinas).