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Trabajando con fuentes históricas: archivos y patrimonio documental: El documento de archivo

Guía básica sobre el patrimonio documental español, los archivos y las diversas técnicas o disciplinas de trabajo asociadas

«Documento que contiene información o testimonio en cualquier soporte, formato y fecha y por cualquier medio o lenguaje, que ha sido recibido o expedido en el ejercicio de funciones legales o transacciones de negocios por una institución o persona que lo conserva para testimonio, prueba y continuidad de su gestión»  
(M. Romero Tallafigo).

 

«Testimonio escrito, grabado, etc. en cualquier tipo de soporte, de naturaleza varia, revestido de una serie de formalidades extrínseca e intrínsecas y de las garantías necesarias para dar valor y credibilidad: jurídica, administrativa, histórica..., tanto al mensaje, contenido y texto de que es portador, como al propio soporte documental» 
(A. Riesco Terrero)

 

Partiendo de estas definiciones, comprobamos cómo existen diferentes documentos de archivo:

  • Documentos gráficos: mapas, grabados, planos, etcétera
  • Documentos audiovisuales: videos, grabaciones, fotografías.
  • Documentos textuales: aquel que transmite su información por medio de signos alfabéticos, ya sean manuscritos, mecanografiados o impresos. 

El documento textual o diplomático es el más común en nuestros archivos y será también el protagonista de esta guía. 

Documento real: se trata de diplomas emitidos por una cancillería regia, como las reales provisiones (mercedesnombramientosejecutoriasetcétera), o las cédulas, (licencias, disposiciones de gobierno, etcétera).

Privilegio rodado de Juan I de Castilla concediendo ciertas franquezas al Concejo de la Mesta. Son visibles los orificios practicados para colocar el sello pendiente de plomo y los nombres de las dignidades que validaban el documento, (AHN: Diversos-Mesta, leg. 235, núm. 2) 

Documento notarial: es la escritura pública en la que un notario da fe de la identidad de los intervinientes y de su consentimiento al contenido que el documento recoge (compraventas, poderes, cartas de pago, arrendamientos, etcétera). 

Junto a la documentación real y señorial, es la fuente que más posibilidades ofrece a los historiadores. El notario tiene capacidad de imprimir autenticidad y/o veracidad a los documentos que, además, disponen de fe pública.

Compraventa de ganado otorgada ante el escribano público de Carbajales de Alba, (AHNO: C. 873, D. 66)

Documento señorial: emanado de la cancillería de un señorío e intitulado por un señor, representado por un particular nobiliar, el abad de un monasterio, el maestre o prior de una Orden de caballería, etcétera.

La importancia de esta fuente se ve limitada por el hecho de que, en muchas ocasiones, los documentos se encuentran en archivos nobiliares de titularidad privada. En otras, por fortuna, podemos acceder a los amplios fondos del Archivo de la Nobleza de Toledo o a la sección de Órdenes Militares del Archivo Histórico Nacional.

Bernardo Hugo de Rocabertí, castellán y señor de Amposta, de la Orden de San Juan de Jerusalén, manda a Alfonso de Ixar, notario de Monzón, que reciba el juramento del judío Abraham Benfalu para hacerse cargo de la escribanía de la aljama de los judíos de esa localidad por renuncia de Astruch Aborrabe. Copia simple contenida en un cartulario diplomático, (AHN: Órdenes Militares, cód. 607, ff. 11v-12.)

Documento administrativo:derivado de la actividad de una institución pública concreta (Casa de la Contratación, Consejos, Secretarías de Estado y del Despacho, etcétera)

Libro contable o «de cargo y data» de la Casa de la Contratación correspondiente a los preparativos de una expedición a la Especiería, prevista para 1508  y finalmente cancelada. (AGI: Contratación, leg. 3251, lib. 1, f. 122)

Documento judicial: es aquel que proviene de un tribunal de justicia, tanto los derivados de actuaciones y diligencias procesales (autos, sentencias, etcétera) como los aportados por terceros al proceso (probanzas, testimonios, documentos probatorios, etcétera):

Carpeta y expediente del pleito seguido por el fiscal de la Casa de la Contratación contra el maestre Aparicio de Arteaga sobre 40 pesos de oro traidos de Indias sin registrar, (AGI: Justicia, leg. 937, núm. 1)

Documentación municipal: por ejemplo, bandos, ordenanzas, actas del Cabildo, etcétera:

Bando del Consejo Municipal de Amposta difundido durante la Guerra Civil Española, (CDMH: PS-BARCELONA_GENERALITAT,311,2)

Documento eclesiástico: donaciones, testamentos, codicilios, bulas, breves, excomuniones, indulgencias, etcétera. También incluimos en este apartado la documentación parroquial (trámites sacramentales: partidas de bautismo, nacimiento, defunción, etcétera)

Supuesta partida de bautismo de Miguel de Cervantes conservada en el Archivo Municipal de Alcalá de Henares, donde fue trasladada  tras el incendio provocado en el archivo de la parroquia de Santa María la Mayor

Los archivos personales son fondos que están ganando en cantidad y popularidad en los últimos tiempos. La Biblioteca Nacional de España conserva un importante respositorio de archivos de este tipo, cuyos fondos son «fruto de las actividades personales y profesionales de figuras importantes de nuestra cultura»Con ello, se pretende  «facilitar el acceso y la investigación, así como incentivar a coleccionistas privados e instituciones a que depositen este tipo de archivos en la BNE como un medio para evitar su dispersión».

Ficha y cuadro de clasificación del archivo personal de Ernesto Giménez Caballero, (Biblioteca Nacional de España)

Características del documento

Al analizar un documento podemos distinguir entre sus caracteres externos e internos.

Los externos aluden a la apariencia del documento:

  • Soporte o materia escriptoria (papiro, pergamino, papel) y sus características (animal del que procede el pergamino, filigranas del papel, etcétera).
  • Sellos, ya sean placados o pendientes (cera, plomo), etcétera.
  • El ductus o aspecto de la caligrafía, sus enlaces y recorrido, los renglones, el pautado, la caja de escritura, etcétera.

Documento en pergamino con sello pendiente de cera expedido por la Cancillería de Alfonso X el Sabio , (AHN: Órdenes Militares, cart. 1068, núm. 5)

Los internos, por su parte, aluden al contenido del documento y a la forma en que éste aparece recogido: son «el conjunto de rasgos relativos, no al aspecto visible y externo del documento, sino a la estructuración y organización formal del texto, transmisor del mensaje documental, de las partes de que se compone y en que se divide, a la autoría, contenido y naturaleza del mismo, a la lengua, estilo, léxico, tenor, cláusulas, etc. que se emplean en él y, finalmente, al procedimiento jurídico-administrativo y cancilleresco de validación, registro y archivo que se han utilizado» (A. Riesco Terrero).

Signo personal del notario Juan Pelletier en una escritura de resignación de un beneficio otorgada por Martín Ruiz en favor de Cristóbal Pizarro, ambos clérigos. Se trata de un caracter intrínseco referente a la validación del documento,  (ARCHV: Pergaminos, carp. 2, 16)

 

 

Tradición documental

Llamamos tradición documental a los diversos modos de transmisión de un documento (Romero Tallafigo). De tal manera, podemos distinguir las siguientes categorías:

  • La minuta: es un escrito preparatorio, un borrador. que sirve como ejemplo para la posterior redacción del original. Contiene, de forma concisa, los elementos que más tarde se plasmarán en el documento definitivo

Minuta de una comunicación entre Alfonso XI de Castilla y Pedro IV de Aragón sobre la ayuda de la flota aragonesa para el sitio de Algeciras (ACA: Cancillería, Cartas Reales, Pedro III [IV],1669)

  • El original: es el documento "primigenio", toda vez que «consigna, tanto por vez primera, como bajo forma definitiva y perfecta, la voluntad del autor del acto expresado en la materialidad del documento» (Romero Tallafigo). Un original, cabe señalar, no es único, ya que existen los originales múltiples que, con una misma forma, reflejan un mismo acto:

Cédula real de Enrique III de Castilla haciendo merced de las sinagogas de Sevilla en favor de Juan Hurtado de Mendoza y Diego López de Zúñiga. Rúbrica autógrafa del monarca ("Yo el rey"), (AHNO: Osuna, C. 311, D. 16-17)

  • La copia: puede ser total o parcial, autentificada o simple, etcétera. Busca la conservación del documento y su información ante el previsible deterioro del original.  

Copia simple (sin formas legales ni validación de ninguna clase) de una licencia para pasar esclavos a Indias concedida a Gregorio Uguete, (AGI: México, 1088, leg. 1Bis, f. 44)

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