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Dispositivos, herramientas y servicios de almacenamiento de información

Almacenar, organizar, e intentar recuperar archivos. Almacenar, organizar, e intentar recuperar archivos. Almacenar, organizar, e intentar recuperar archivos… ¿Es una errata? ¿Estás leyendo un bug (en informática se usa este término para referirse a fallos o errores de software)? La respuesta es NO. Se trata de las tres tareas habituales relacionadas con el manejo de la información y que a menudo acaparan gran parte de nuestro tiempo. Que pasemos largas horas dedicadas a esto no garantiza ni que usemos el método más adecuado ni nos asegura el éxito. ¿Cuántos documentos, fotografías o videos hemos perdido por no haberlos gestionado adecuadamente? ¿Cuánto tiempo hemos empleado en tratar de encontrarlos?

 

El de gestionar adecuadamente la información es un hábito que muy pocos hemos adquirido. Si ya en el mundo analógico nos costaba trabajo organizar libros, apuntes, facturas, cartas, etc. ahora, en el digital, con ingentes masas de información circundando nuestras vidas, el problema se agrava.

Empezamos por organizar toda la información “muy bien” en las memorias físicas de nuestros dispositivos (móviles, pc, tabletas, Smart tv…etc.). Todo empieza bien, pero llega un momento de “¡Alerta!”: nuestra memoria física está al 99.9%... y, ¿ahora qué?

¿Qué hacer en ese momento? Se nos plantean varias opciones:

  1. Borrar y seleccionar la información más importante. Como teoría es buena opción y, además, una forma de pulir aquella información no relevante; pero en la práctica es poco viable porque una vez llegado el momento nuestra información está en tantos “sitios” y tan esparcida, y es a la vez tan abundante (miles de archivos normalmente) que nos llevaría mucho tiempo hacerlo para tener que finalmente usar otra opción futura, puesto que la memoria física se agotará.
  2. Guardar información en la nube con cuentas seguras (hacer copias de seguridad). Es decir, ya que no puedes reducir su tamaño, amplía el del almacén.

Realmente ninguna de las dos soluciones es totalmente adecuada. Primero, porque nuestros recursos para conseguir almacenamiento extra son limitados (la mayoría requiere el pago de alguna cantidad de dinero). Segundo, porque el hecho de que la información esté guardada no garantiza que vayamos a encontrarla cuando la necesitemos.

La solución, sin duda, pasa por hacer un consumo responsable de la información: producir, descargar y guardar solo aquella que es realmente relevante. Combinar su almacenamiento con herramientas de gestión que permitan su rápida localización en caso de ser necesario.

En cualquier caso, este tema abarca solo el cómo y dónde se recomienda organizar, transferir y guardar la información. Vamos con ello.


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