La organización de un evento implica varios pasos y la coordinación con diversas unidades administrativas y servicios de la universidad. Nos referimos no solo a la planificación básica (elegir la fecha y el lugar establecido), sino a otros aspectos previos que complejizan el proceso:
- La definición del evento
- El registro de asistencia.
- La reserva de espacios y equipos
- Los trámites administrativos.
- El marketing y la difusión del mismo a través de medios como la cartelería.
- Gestión de las comunicaciones y actas.
- Pago de las inscripciones a través de la pasarela de pago.
- La propia logística que conllevan los asistentes, (sobre todo si implica la necesidad e contratar un catering para el post-evento).
- Elementos propios de la puesta en escena, por ejemplo la necesidad de contratar un servicio de jardinería.
Estos son solo algunos de los factores a tener en cuenta. Por ello, hemos llevado a cabo una guía general donde organizamos y resumimos toda la información esencial que se debe tener en cuenta a la hora de planificar un acto. Además, también ilustramos y ejemplificamos cada trámite necesario, a fin de que las personas usuarias que quieran realizar un evento en nuestras instalaciones sepan como proceder.
Si se desea dar difusión al evento que se va a celebrar, deberán ponerse en contacto con la Unidad Técnica de Comunicación de la Universidad, al menos con una semana de antelación:
Para saber más acerca del portal de eventos de la Biblioteca/CRAI puedes consultar la siguiente guía:
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