Los ficheros de trabajo, aquellos usados durante la recogida y trabajo con los datos del proyecto, no siempre son organizados y nombrados de manera que permitan su re-utilización y preservación a largo plazo.
Para ello, es importante seguir una serie de principios para seleccionar el formato adecuado para los ficheros de datos con el fin de garantizar su uso y preservación:
Es mucho más probable que los formatos abiertos y no propietarios sigan siendo utilizables incluso si el software que los creó no está disponible o ya no funciona. Los formatos cuya documentación es completa y está disponible gratuitamente también tienen una mayor probabilidad de conservación a largo plazo. La ausencia de barreras legales en el acceso a los conjuntos de datos que caracteriza a los formatos abiertos facilita la gestión y las posibles manipulaciones de los datos (migraciones, emulaciones, reutilización de datos).
Como regla general, los formatos de texto sin formato, como los archivos delimitados por comas o tabuladores, son formatos abiertos y suelen ser mejores para su re-utilización y conservación a largo plazo.
Ejemplo de un formato propietario: archivo .psd de Photoshop
Ejemplo de formato abierto: archivo de imagen .tiff
Ventajas de guardar en TEXT (.txt, .csv, .html, .xml):
El archivo de dato puede ser leído en un editor de texto plano (Ej: NotePad).
Puede, entonces, ser abierto en cualquier sistema operativo y por un amplio rango de aplicaciones.
Los formatos comprimidos de un archivo suelen ser más pequeños, pero la compresión a menudo elimina datos del archivo de forma permanente. Estos formatos tienen "pérdida", mientras que los formatos que no dan como resultado la pérdida de información cuando se descomprimen son "sin pérdida".
Ejemplo de formatos con pérdida: archivo de audio .mp3, archivo de imagen .jpeg
Ejemplo de formatos sin pérdida: archivo de audio .wav, archivo de imagen .tiff
Si se pierde la clave de cifrado, la frase de contraseña o la contraseña de un archivo, es posible que no haya forma de recuperar los datos del archivo más adelante, dejándolo inutilizable para otros.
El código fuente no compilado es más fácilmente reutilizable por otros y tiene una probabilidad mucho mayor de seguir siendo utilizable a lo largo del tiempo, ya que la recopilación es posible en diferentes arquitecturas y plataformas.
Formatos de archivos FAIR:
Transformar los datos
Cuando los datos se convierten de un formato a otro – a través de exportaciones o mediante un conversor- pueden ocurrir pequeñas variaciones que podrían afectar la calidad de los datos.
Por ejemplo:
En los datos organizados en paquetes estadísticos, hojas de cálculo en excel o bases de datos, pueden perderse total o parcialmente datos relativos a definición de valores, decimales, fórmulas o etiquetas variables. Para los datos textuales, pueden perderse aspectos de edición como negrita, encabezamiento y pie de páginas, destacados.
Por tanto, es recomendable:
En la UPO, especialmente de cara a su correcto depósito en el Repositorio Institucional Olavide (RIO) recomienda estas herramientas para la conversión de formatos:
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Seleccionar formatos abiertos, no propietarios.